Elisa personalijuht: ajaplaneerimise 3 viga, mida on lihtne vältida

Personalijuhina puutun tihti kokku tüüpeksimustega, mida töötajad teevad ajaplaneerimisel ja seda just kontorist väljaspool töötades. Loomulikult võib ju kontorist väljaspool töötamine paljudele töötajatele kõlada kui unistuse täitumine, sest päeva lõpuks – kellele meist ei meeldiks oma kõige väärtuslikumat ressurssi, aega, hoida kokku tööle liigeldes. Selleks aga, et ajavõit jääks siiski võiduna kirja, tuleb nii kontorist eemal kui ka kontoris töötades kasutusele võtta mõned käepärased ajaplaneerimise võtted.

• Sul ei ole tööde nimekirja? Tee see endale!

Ülimalt lihtne on endale lubada 15-minutilisi pause, et YouTube’is videoid vaadata või oma Facebooki uudisvoogu kerida. Ka traditsioonilises kontoris teeme neid tegevusi, kuid kohapaindliku mõtteviisiga alles tutvuse sobitamisel võib sellised pause palju rohkem, olgu selleks siis näiteks pikem bussi-, rongisõit või kus iganes kaugtööd rakendada saab. Sellist kiusatust pauside järele aitab vältida tööde ja tegevuste nimekiri, millega tahad oma kodukontori päeva lõppedes valmis olla. Selline to-do-list aitab püsida eesmärkides.

• Sul ei ole märgitud prioriteete? Sea need endale!

Mõnikord on raske seada enda tegevustes prioriteete, kuid sellise tegevuse eiramine võib tuua sulle rohkem kahju kui kasu. Kui kõik tundub olevat ühtaegu korraga ajakriitiline, siis minu soovitus on oma eelnevalt mainitud to-do-list’i märkida tegevused ajakriitilisuse järjestuses. Väga lihtne on seda teha nii, et kui sul on, oletame tööde nimekirjas 15 tegevust, siis järjesta need nt selle järgi kuna üht esitlema pead, millisest ülesandest sõltub kolleegi töö, mis kellaajaks mingi tegevus peab olema edastatud jne. Mida rohkem sa oma tegevusi õpid tähtsuselt järjestama, seda efektiivsemaks sa enda tööelu teed, sest aeg on täpselt planeeritud.

• Ära unusta oma tööpäeva lõpetada!

Tööpäev ei kesta 24 tundi, vaid inimene vajab ka puhkust. Nii lihtne on enne magamaminekut veel korraks heita pilk e-kirjadele, kerge on köögilaualt sülearvuti hilistundidel lahti võtta ja lisada Excelisse mõned read või alustatud ülevaatesse veel paragrahv juurde luua. Need on elulised näited, mida kahjuks tihti tänapäeva tööprotsessides ette tuleb. Selle vältimiseks on aga lihtne nipp: nimeta endale üks kindel kellaaeg, milleni töötad ja luba endale, et sellest üle ei lähe. Teisisõnu, ära unusta tööpäeva enda jaoks lõpetamast ja püsi tegevustega konkreetses ajaraamis.

Kokkuvõtteks, neid põhilisi eespool kirjeldatud apse vältides saab muuta töökorralduse sujuvamaks ning efektiivsemaks. Kontorist väljaspool töötamine nõuab head distsipliini ja läbimõeldud töökorraldust ja ajaplaneerimist. Vaid nii saab kaugtöö olla efektiivne ja tulemuslik.

Kaija Teemägi, Elisa personalijuht