Liigu edasi põhisisu juurde
Elisa

Breadcrumb

Millises keskkonnas sa veebi kaudu TV-d saad vaadata, sõltub sellest, millise TV-teenuse kasutaja sa oled.
Uus Elisa Elamus Liitumised alates 10.08.2021 Mine vaatama
Vanemad TV-teenused Liitumised enne 10.08.2021 Mine vaatama

Marika Raiski: infomüra on kerge tekkima ning visa kaduma – kuidas tagada ettevõttes pädev sisekommunikatsioon?

14.04.2022

Marika Raiski: infomüra on kerge tekkima ning visa kaduma – kuidas tagada ettevõttes pädev sisekommunikatsioon?

Info jagamine ning olulise teabe edastamine on igas organisatsioonis tavaline nähtus, kuid seejuures ei mõelda tihti sellele, et ühel hetkel võib seda kõike minna paljukski ning oluline hakkab mattuma igapäevase vahele. Hoolimata parimatest kavatsustest ning õilsatest eesmärkidest on liigne infomüra pigem kahjulik kui kasulik, sestap tasuks igal juhil ning igal ettevõttel läbi mõelda, millal, mida ja kuidas majasiseselt kommunikeeritakse, räägib Elisa suhtekorraldusjuht ja juhtimis coach Marika Raiski.

Pädeva infovahetuse ning -liikumise korraldamine on eriti teravalt päevakorda tõusnud kodukontoritesse liikumise ning hajusa töö võidukäigu toel. Kui varem said igapäevased väikesed infokillud – varsti liitub uus inimene, kes läheb teise ametikoha peale või liigub ettevõttest väljapoole – vahetatud kohvinurgas või nende paari minuti jooksul, kuniks kõik ennast füüsiliselt kokku saades koosolekuks valmis seadsid, siis nüüd on see kõik liikunud ametlikematesse kanalitesse, strateegiliselt olulise info kõrvale.

See on loonud olukorra, kus suuremas ettevõttes võidakse üritada ühe infokirja, ühe koosoleku või ühe päeva jooksul siseveebi postitatu abil anda edasi kümme väikest uudiskildu. Kui sinna juurde lisada veel kõik päriselt töine, maailmas toimuv ning kodused teemad, jõuavad inimesed üsna kiirelt punkti, kus uuele infole ei olda enam nii vastuvõtlikud ning kõik mitte otseselt ereda leegiga põlev lükatakse ühte ajusoppi – tore info, mitte oluline.

Selleks, et selliseid olukordasid vältida ning tagada, et olulist infot ka päriselt läbi töödeldaks ja omaks võetaks, tasuks astuda samm tagasi ning mõista, mis on see, mis on ettevõtte jaoks päriselt oluline ning kuidas tagada, et just see info inimesteni jõuab. Seejuures tasuks tähele panna kolme suuremat põhimõtet ning lähenemist.

 

Mis on antud ajahetkes kõige olulisem?

Sisekommunikatsiooni plaanides tasuks sellele läheneda strateegiliselt. Üheks pooleks on sobivate kanalite juurutamine (neist kohe peagi), kuid sellest olulisemgi on õige sõnumi seadmine ja selgete prioriteetteemade välja valimine. Paljud teemad tunduvad igas ajahetkes olulised, kuid infohalduse ja infovoogudega päriselt tegelev inimene peab suutma teemad järjestada ja mõista, mis on hetkel sihtrühma jaoks kõige kriitilisema tähtsusega.

Mistahes kanalite kaudu infot edastades peaks liigse infomüra vältimiseks keskenduma kõige olulisemale, selle selgelt esile tõstma ning aitama auditooriumil mõista, et kui nad jõuavad tutvuda vaid ühe infokilluga, siis peaks see olema see. Mõistagi saab infokirja abil või siselistide teavitustega anda edasi rohkemat, kuid oluline on leida õige tasakaal. Siselisti kirjade näite puhul tasuks infomüra vähendamiseks viia kirjade arv miinimumini, meilid selgelt struktureerida ning tuua esile kõige olulisem – suurem muutus ettevõttes, kõige olulisem info eriolukorras, uus toode, suurem personalivaldkonna muudatus – ning lisada piiratud arv kõrvalteemasid nende järele.

Seejuures tasuks kindlasti meeles pidada ka seda, et erinevate inimeste jaoks on erineval infol erinev olulisus. See tähendab, et sisekommunikatsioonis tasuks sarnaselt väliskommunikatsioonile kasutada segmenteerimist ning viia inimesteni just see info, mis on nende jaoks oluline. Mõni teave on küll vahva infokild, kuid ilmselt ei ole seda tarvis tervele ettevõttele kuulutada ning ummistad kõikide inimeste andmetöötlusmahtu.

 

Õiged kanalid toovad paremad tulemused

Õiged sõnumid aitavad õigete inimesteni viia hästi valitud kanalid. Kanalite näol võib ühteaegu tegu olla nii laiema platvormi – siseveeb, uudiskiri, infotund, kevadpidu – kui ka nende alamlõikudega, näiteks väiksem uudislist, siseveebi alamjaotus või väiksema ringi koosolek. Igal kanalil on oma kaal ja oma eesmärk ning hästi korraldatud sisekommunikatsiooni korral mõistavad töötajad, kust tuleb olulist infot ning kust tuleb infokillukesi, mis ei ole nende jaoks kriitiliselt olulised.

Erinevates ettevõtetes on need kaalud erinevad ning sobiva struktuuri loomine on iga organisatsiooni kontrolli all. Näiteks võiks infomüra vähendamiseks võtta lähenemise, kus igal nädalal saadetakse siselisti üks suurem ja olulisem infokiri, mille puhul teavad kõik töötajad, et seal on vaid väga olulised teemad, ning kõik muu postitakse Intranetti, töötajate Facebooki gruppi, jagatakse laiali tiimikoosolekutel või mõne kolmanda kanali kaudu.

Ei tasu ka ära unustada, et erinevad inimtüübid suhestuvad erinevate kanalitega erinevalt ning korralik segmenteerimine tuleb kasuks ka neil juhtudel. Näiteks võib pidevalt mööda riiki ringi sõitvatel tehnikutel või võrgutöötajatel olla keeruline alaliselt infomeilidel või siseveebi postitusel silma peal hoida, mis tähendab, et vaba hetke tekkimisel ei suuda nad tekstimassiivist enda jaoks olulist infot välja sõeluda ning jätavad seetõttu teemad tähelepanuta. Sellisel juhul tasuks kaaluda, kas äkki sobiks selle segmendi jaoks parema kanalina näiteks korra kuus toimuv infohommik, kus kõik oluline üle käiakse?

Erinevaid permutatsioone ning edge-case’e on mõistagi sadu, kuid alusloogika püsib iga lähenemise korral sama – eduka sisekommunikatsiooni tagab selge sõnum, mis on edastatud kanali vahendusel, kust inimesed sellist infot oodata oskavad.

 

Sinu ettevõte pole maailmast isoleeritud

Isegi parima sisekommunikatsiooni puhul ei saa unustada, et ükski organisatsioon pole muust maailmast ära lõigatud ning ettevõttes töötavad inimesed puutuvad kokku veel palju muuga, mille üle pole organisatsioonil endal mingit kontrolli. See tähendab, et infomüra tekkimise ohtu ning infokorraldust ei saa vaadata vaakumis.

Kuigi kanalid võivad hästi paigas olla ning sõnum on meeletult selge, tasuks enne info laiali külvamisega alustamist korraks vaadata laiemalt pilti ja mõelda, kas inimeste mõtted võivad olla hetkel kuskil mujal. Ei tasu loota, et keegi suudab läbi töödelda olulist uudist siselistis, kui parasjagu on puhkenud tervishoiukriis, alanud konflikt, või toimunud mõni muu meeletu mõjuga sündmus, mille kohta kõik midagi teada tahavad.

Mõistagi ei saa ühegi organisatsiooni töö maailmas toimuva pärast täielikult stopata, kuid õige hetke tunnetamine on oluline. Ilmselt ei juhtu midagi, kui uudiskiri jõuab töötajateni algselt kavandatust päeva hiljem – pärast muude olukordade hetkelist rahunemist ja esimese harjumustunde tekkimist.

Inimesed jõuavad korraga sünteesida vaid piiratud ulatuses infot, seega tuleb selleks, et sinu sõnum kõige muu seas läbi kostuks, leida õige hetk, õige kanal ning õige sõnum.

Seotud märksõnad