Elisa personalijuht Kaija Teemägi: Mis on kontor? Kus on kontor? Kus on töökoht?

Kodukontorid ja hajusalt töötamine on siin, et jääda. Juhid ei peaks enam endalt küsima, kuidas ja millal me endiste tööviiside juurde naaseme, vaid pigem panema nii endale kui ka ettevõtte vaatest tervikuna paika selle, kuidas edasi minna ja ka kodu-, maa- või soojamaakontorist töötamine kõikide inimeste jaoks võimalikult mugavaks ja produktiivseks muuta, toob välja Elisa personalijuht Kaija Teemägi.

Teemägi sõnul on kontoris tööl käimine saanud täiesti uue tähenduse ja vormi ning pigem tasub küsida, mis üldse on kontor ja kus see asub? „Täna ei ole kontor enam pelgalt ettevõtte juriidiline aadress, vaid asub seal, kus inimesed reaalselt tööd teevad. Jah, me võime kontorit määratleda mingi konkreetse asukoha ja punktiga, kuid tegelikkuses on saanud sõna “kontor” hoopis uue tähenduse,“ selgitas Elisa personalijuht.

Viimased kaks aastat tervisekriisis elamist on olnud ettevõtetele selgeks muutuste kiirendiks. Protsessid, mis oleks tavapäraselt võtnud aega aastaid, rakendati osadel juhtudel praktikasse loetud päevadega ja sellest ajast alates on toimunud pidev peenhäälestamine. Nii saab kiiruga kokku klopsitud töövormidest miski, mis suudaks ettevõtte vajadustele edukalt vastata ka edasi minnes. Nüüd on aga aeg küps, et seni juurutatud lähenemistele pika perspektiivi pilguga peale vaadata ja teha vajalikud muudatused.

“On naiivne loota, et me naaseme kunagi tagasi nende töövormide juurde, mis olid peamised enne koroonakriisi puhkemist,” lausus Teemägi. “Esiteks ei ole selleks mingisugust põhjust – on selgelt näha, et inimesed on sama produktiivsed või veelgi edukamad ka paindlike töövormide viljelemisel. Teisalt on inimeste tagasi kontorisse ehk ühele kindlale aadressile sundimine midagi, mis on meele järgi vaid vähestele ning kontori määratlemine ühe konkreetse füüsilise punktiga ammu minevik.”

Viimast kinnitab tema sõnul ka hiljuti Elisa töötajaskonna seas läbi viidud uuring, millest selgus, et enamik inimesi soovivad ka pärast olukorra normaliseerumist jätkata vähemalt osaliselt kodust töötamist. Enam kui pooled vastajatest märkisid, et ideaalses maailmas veedaks nad nädalas füüsilises kontoris kaks päeva või vähem ja töötaksid ülejäänud aja distantsilt, omale sobiva asukohaga kontorist. Kõige sobivam koht ei pruugi täna isegi olla enam kodukontor, vaid miks mitte ka Airbnbst renditud korter ükskõik millises asukohas.

Seega on Teemägi sõnul vältimatu, et ettevõtetel tuleb tarkadesse tööviisidesse suhtuda kui uude normaalsusesse ja kui veel seni on neid tööprotsessidesse liidetud põlve otsas, siis on nüüd aeg teha vajalikud muutused, et iga töötaja, kelle tööspetsiifika lubab teha tööd kontorist eemal, saaks seda teha võimalikult mugavalt ja efektiivselt.

“See tähendab, et üle tuleb vaadata võtmetähtsusega valdkonnad, milleks on juhtimine, produktiivsus ja mõõdikud ning kommunikatsioon ja infovahetus. Olenevalt iga ettevõtte eripäradest on kindlasti veel punkte, millele peaks mõtlema, kuid kui need kolm jäävad vajaliku tähelepanuta, siis kannatab ka kõik muu,” lausus ta.

Varasem kogemus on abiks, aga muutused ei lõpe kunagi

See, kui suured on muutused, mis tuleb töökorralduses alalise hajusa töö võimaldamiseks sisse viia, sõltub Elisa personalijuhi sõnul suuresti sellest, kui hästi ja ettevaatavalt suutis iga konkreetne ettevõte ebaselgel ja kiiret reaktsiooni nõudval kriisi algusajal tegutseda. Niisamuti mängib olulist rolli see, kui paljudel töötajatel võimaldati hajusalt töötada veel enne kriisi algust.

Kui aga rääkida ettevõtetest, kus enne kriisi algust tarkasid tööviise ei rakendatud, või on hajusa töö võidukäigu algusest kasutatud primitiivseid lähenemisi, tuleb Teemägi sõnul kõigele tervikuna peale vaadata ja mõelda, kuidas saaks nüüdisaegse töö kõikide kollektiivi liikmete jaoks paremaks muuta.

“Kindlasti on kõige olulisemad punktid, millele keskenduda, juhtimine ning kommunikatsioon ja infovahetus. See tähendab, et ei tohiks olla vahet kas inimene töötab kodus, palmi all või kontoris, kogu info peab temani jõudma täpselt sama mugavalt. Ühelt poolt tähendab see seda, et tuleb luua viisid töötajate vaheliseks operatiivseks suhtluseks – näiteks Teamsi, Slacki vms. kanali vahendusel – kuid seejuures tuleb tagada ka tavapäraselt kohvimasina juures kuuldud uudiste edastamine neile, keda parasjagu kontoris pole,” lausus ta.

Juhtimise vaates on oluline oma inimesteni viia terve ettevõtte ja sealt edasi valdkonna fookused. „Põhisuundadest tulenevalt saab oma inimestega juba läbi käia see, millised on tiimi ja iga tiimiliikme eesmärgid ja mõõdikud,“ rääkis Teemägi. Lisaks sellele tuleb meeskonnas sõlmida omavahelised kokkulepped, kuidas koos tööd tehakse ja läbi rääkida ka see, mida üksteiselt oodatakse. „Kui tiimil on selge, kuhu suundub ettevõte tervikuna ja mis on meeskonna fookuses, teavad inimesed, mille nimel tööd teevad ning mida oma tööga saavutada aitavad,“ selgitas Elisa personalijuht.

Teemägi sõnul tasub üle vaadata ka see, et kõik töötajad saaks olenemata nende asukohast või töövormist täita neile antud ülesandeid võimalikult efektiivselt. Selles valguses tasub kindlaks teha, et kõikidel koosolekutel ja muudel kohtumistel saavad osaleda ka need inimesed, keda kontoris pole; tagada takistamatu ligipääs kõikidele ressurssidele ja infoallikatele, mida ülesannete täitmiseks vaja läheb; ning teha kindlaks, et kõik mõõdikud on täidetavad ka kontoriruumidest eemal olles.

Hübriidvormis töötades ei tohiks ükski inimene ettevõttes tunda end üksinda või unustatuna, teisalt tuleb tagada, et kodukontoris on olemas kõik võimalused, et töötada tervislikult ja produktiivselt. Viimase tagamiseks soovitab ta kaaluda töötajatele kodukontorite sisustamise toetuse pakkumist, võimaldada töötajatel laenata kontorist pikemajaliselt nii töölaudu- ja toole, aga ka töövahendeid, või toetada ka kodukontoris tervislikke eluviise mingil moel, näiteks toitlustus- ja tervisetoetusega, mida saab kasutada endale kõige sobivamal viisil.

Teemägi lisas, et tasub meeles pidada ka seda, et praegu korrigeeritavad tööprotsessid ei saa samadeks jääda igavesti. “Nii nagu oleme teinud läbi suure arenguhüppe viimase kahe aasta jooksul, õpime midagi uut ka järgmise kahe, nelja ja kümne aasta jooksul. See tähendab, et tarkadel tööviisidel tasub alati silm peal hoida ja kui tundub, et kuskil saaks midagi veel paremaks teha või on olukord jälle nii palju muutunud, et tuleks midagi kardinaalselt muuta, siis tasub üles näidata proaktiivsust ja need muutused ära teha.”