Villu Teearu: üleplaneerimine ajab ettevõtte kummuli, alaplaneerimine ajab töötajad närvi

Igal ettevõttel on mingi eesmärk ja mingi visioon, kuidas ja mida tegema peaks – täna ollakse siin, homme tahetakse olla seal ja need on need asjad, mis peab selle eesmärgi täitmiseks ära tegema. Kuigi igasugune planeerimine ja kindla strateegia omamine on üheks edu aluseks, siis ei tasu sihtide seadmisel ära unustada, et plaanid ja teekaardid peavad suutma ka ajas ja ruumis painduda, seda eriti juhul, kui organisatsioon tegutseb kiirelt muutuvas või tehnoloogiliselt pidevalt arenevas sektoris, räägib Elisa IT-juht Villu Teearu.

Korralik planeerimine ja pädeva visiooni omamine on ettevõtte kui terviku kõrval kriitiliselt oluline ka töötajate jaoks. Kuigi osasid inimesi ei pruugi kõigutada, mis täpselt homme või ülehomme saama hakkab, siis valdav osa inimestest – eriti arendajad ja teised IT-spetsialistid – eelistavad pimeduses kobamisele selget vaadet. Turundustöö puhul võtab see turundusplaani kuju, müügitöös müügieesmärkide ja visiooni kuju ning IT-maailmas roadmapi ehk rohkem või vähem detailse teekaardi kuju, kus on välja toodud, mida ja millal teha plaanitakse ning mis sellest kõigest lõpuks kokku tuleb.

Kuigi iga valdkond on oma tööpõhimõtetelt ja olemuselt erinev, siis joonistub planeerimise ja plaanide seadmise puhul erinäolisus kõige selgemalt välja just IT puhul. Seetõttu tasub enne arenduste teekaardi valmis joonistamist meeles pidada, et võrreldes näiteks müügitiimi eesmärkide ja tööplaaniga on IT juba oma olemuselt oluliselt paindlikum ning enamus tänapäevastest tiimidest töötab agiilses arenduskeskkonnas, kus tänane mõte võib homme juba töösse minna ja selle arvelt tuleb kuskil mujal midagi ümber liigutada.

Eelnev tähendab seega seda, et liialt karmikäelise planeerimise puhul ja paindumatu teekaardi loomisel võib hakata äriliselt oluline kiire liikumisvõime ja innovatsiooni julgustav kultuur kaduma, samas kui igal hommikul tühjalt lehelt alustamine jätab töötajad pimedusse ja võtab juhtidelt kriitiliselt olulise planeerimistööriista. Seetõttu tuleb kõikidel IT-sektoriga ristuvatel juhtidel mõista, kuidas leida plaanide loomisel kuldne kesktee, mis pakub õiget tasakaalu paindlikkuse ja selge sihi vahel.

“Aga mis nad selle infoga pihta hakkavad?”

Väga noortes idufirmades, vanakoolimeeste veetud organisatsioonides ning meeletu kaadrivoolavusega ettevõtetes võib tänaseni kohata ka olukordi, kus mingigi plaani välja joonistamist peetakse ebavajalikuks, või hoitakse hirmu tõttu roadmapi suure juhi sahtlis, kes hommikul sealt õiged ülesanded välja loeb ja laiali hõikab. Mingi piirini võib väga kaugete eesmärkide jagamisest küll hoiduda, kuid tippspetsialistide pimeduses hoidmine lõppeb varem või hiljem enda nurka värvimisega – olukord muutub liiga stressirikkaks ja nad leiavad endale parema väljakutse, või võetakse täpset konteksti mõistmata oma töös lähenemine, mis laiema terviku ja tervikliku visiooniga ei ühti.

Isegi kui näiteks iga arendaja jaoks ei vahet, kas kogu projekt on algusest-lõpuni välja kaardistatud või mitte, siis ei tasu arenduste ega teiste äriprotsesside puhul unustada seda, et inimesed üritavad üldjuhul teha head tööd. See hea töö võib aga ebaõnnestuda või jääda loodetust lahjemaks, kui iga töölõigu kontekst on hägune ning tulevikupilt liialt ebaselge. Kuidas pidi äriarendusjuht müügitarkvara valides teadma, et oleks tulnud valida programm, mis ühildub järgmisel aastal kasutusele võetava meilitarkvaraga või kuidas pidi arendaja teadma, et praegu veebilehe jaoks kirjutatav moodul peaks kolme kuu pärast töötama ka mobiiliäpis?

Piisavalt selge plaan ja teekaart annab inimeste käsutusse konteksti, mida on vaja tulevikukindluse tagamiseks. Aga mitte ainult – plaanid ja visiooni paneb paika harilikult kokku keegi teine kui spetsialist ise, mis tähendab, et nutikas töötaja võib piisavalt hea nähtavuse korral mõne jupi kallal töötades ka näha, et midagi saaks kohe ja kiirelt ära teha. Suuri asju küll vahele võtta ei saa, aga kui roadmap näeb ette, et kolme kuu pärast võiks nupu muuta punaseks, siis saab ta juba algselt veebilehte ehitades sinna kiirelt ja lihtsalt lisada värvi valimise võimaluse. Reaalsuses on küll ajalised ja protsessilised võidud pigem väiksemad, kuid iga ennetav samm aitab kunagi midagi järgmist lihtsamaks muuta.

Mõistagi on teekaart ja üldine tööplaan vaid strateegilise planeerimise üks osa, kuid see-eest on see osa, millega on võimalik teha palju head ning ka palju halba. Kuigi miski ei asenda meeskondadega otse ja selgelt suhtlemist, siis on oluline, et kõik meeskonnaliikmed, olgu tegu arendajate, teenindajate või andmeteadlastega, omaks vajalikku ülevaadet sellest, mille nimel üheskoos pingutatakse ja mis on neilt oodatud panus. Mida hägusam see on, seda raskem on töötajatel õigeid otsuseid teha, mida detailsem ja karmim see on, seda raskemaks muutub jooksvate otsuste tegemine – oluline on leida kuldne kesktee.