Uued tuuled töötajate arendamises – virtuaalne aja- ja kohapaindlik iseõpe

20. mail, mis on ühtlasi ka rahvusvaheline personalitöö päev, kuulutas Eesti Personalijuhtimise Ühing PARE välja 2021. aasta personaliprojektid. Parima personalivaldkonna teenusepakkuja tiitli võitis projektiga „Uue töötaja virtuaalne sisseelamine Elisas” koolitusplatvorm Coursy.io, mille abil rajas oma töötajate koolitamiseks sobiva lahenduse kaugtöö populariseerimisega tuntud Elisa Eesti.

Kuidas projekti idee sündis ja milles see täpsemalt seisneb ?

Elisa personaliarenduse spetsialist Kristjan Pilli:

„Elisa on juba mõnda aega teadlikult töötanud selle nimel, et leida töötajate arendamiseks lahendused, mis oleks võimalikult efektiivsed nii koolitajale kui ka töötajale. Suure ettevõttena me värbame aktiivselt ja pöörame suurt tähelepanu oma inimeste järjepidevale arendamisele. Samas on palju valdkonnateemasid, mis ei vaja otseselt silmast silma kohtumist ning hoopis paremini töötab kiire ja kokkuvõtlik info. Samuti on meil palju erinevaid tooteid ja teenuseid, millega töötajad peavad kursis olema. Seega on töötajate arendamine ja õpetamine järjepidev töö. Elisalasi töötab igas Eesti nurgas. Seetõttu pole mõttekas iga kord sõita teisest Eesti otsast Tallinnasse paaritunnisele koolitusele, kui sama info saaks omandatud ka veebikursuse või iseseisva õppematerjaliga.“

Siit tekkis idee välja töötada lahendus, mis võimaldaks ajast ja kohast sõltumatult ning võimalikult efektiivselt kõigil töötajatel vajalikke õppematerjale läbi töötada ja teadmisi omandada. Samuti pidi lahendus toetama seda, et oleks võimalik õppematerjale korduvalt kasutada.

Millised tegevused ja mis aja peale kõigepealt ette võeti?

Fokusseeritumalt hakati projekti elluviimisega tööle 2019. aasta lõpus, 2020. aasta alguses. Pandeemia oli kiirendi, mis uudse õpikeskkonna loomisele hoogsama käigu andis. Pidi reageerima kiirelt ja kohanema uue olukorraga.

Kellega koos projekti ellu viidi?

Alati ei ole vaja hakata ise jalgratast leiutama. Seetõttu asus Elisa turul ringi vaatama. Tuli tõdeda, et Eestis ei ole selliste teenuspõhiste õpikeskkondade valik väga suur. Valik langes Coursy.io kasuks, kuna neil oli olemas vajalik tehniline võimekus ning heal tasemel klienditugi.

Kuna vajadus ja aeg koputasid uksele ei olnud võimalust alustada keskkonna testimist väikeste gruppides, vaid see lansseeriti kogu ettevõttele. See oli ühest küljest suur risk, kuid tagasiside aitas leida üles kitsaskohad, oma vigadest õppida ja paremini teha. Arenduste vajadus on jätkuvalt suur, teha on veel palju.

Kas püstitatud eesmärgid saavutati?

Tänaseks ei ole Elisa veel 100-protsendiliselt oma eesmärki täitnud, kuna keskkond on ajas arenev. Esimene eesmärk oli keskkonda üles laadida võimalikult palju kasulikku ja kompaktsel viisil esitatud õppematerjali ning see on ka saavutanud. Täna pannakse veelgi rohkem rõhku kvaliteedile – et kogu sisu oleks viimse detailini läbi mõeldud.

Kindlasti ei sünni sellised lahendused ühe inimese tegevusest. Koostöö on olnud selle projekti läbivaks märksõnaks. Sisu väljatöötamisse on suure panuse andnud kogu Elisa koolitustiim ning sisekoolitajad, kes olid valmis katsetama ja proovima täiesti uudset lähenemist. Ka Coursy meeskonnaga on olnud läbivalt tihe ja vastastikusel tagasiside andmisel põhinev koostöö. Tagasiside viib edasi!

Millised on olnud suurimad positiivsed muutused?

• Väärtuslik ajaline võit! Füüsilises ruumis näost näkku toimuva mõnetunnise koolituse saab virtuaalses keskkonnas oskuslikult edasi anda 30 minutiga. Coursy keskkond võimaldab infot anda edasi väga erineval moel – video- ja pildimaterjalina, peatükkideks jagatult, interaktiivse e-raamatuna jne.
• Suurem vastutus ja vabadus. Virtuaalne õpikeskkond seab suurema vastutuse töötajatele materjal tõesti põhjalikult ja iseseisvalt omandada. Samas annab see ka hulga rohkem vabadust – teha uus info endale selgeks endale sobival ajal ja kohas
• Parem ülevaade töötajate arenguprotsessist. Juhtide jaoks loob keskkond hea võimaluse saada ülevaadet, milliseid kursuseid nende inimesed läbinud on. Töötajale endale tekib aga n-ö tööraamat, kust järele vaadata, mis materjale ta omandanud on.

Millised on olnud suurimad väljakutsed õppekeskkonna kasutusele võtmisel?

• Suured kasutajahulgad toovad tehnilisi väljakutseid. Kogeti, et keskkonna lansseerimisel ei pruugi alati kõik kohe töötada, kui seda soovib samaaegselt kasutada suur hulk inimesi. Siin oli heaks sisendiks töötajate kiire tagasiside ning pidev testimine.
• Kõik õppematerjalide formaadid ei pruugi olla kohe algusest peale kasutajasõbralikud . Avastati, et mõni sisu esitamise lahendus ei toiminud ja võis alguses kasutajates segadust tekitada, kuna oli keeruline. Siin aitabki katsetamine ja ka keskkonna arendajatele praktilise ja elust enesest tagasiside jagamine.

Kes võiks sarnasest lahedusest veel võita?

Tänapäeval on maailm kiiresti muutuv, sellest lähtuvalt on tekkinud vajadus ka kohaneda ning uued ja efektiivsemad kanalid töötajatega suhtlemiseks saavad aina olulisemaks. Kriitiline on info operatiivne kättesaamine ja valmisolek tööks, et juba esimesest päevast oleks töötajat ootamas teda toetavad materjalid.

Ka kiire kasvuga ettevõtted võidavad Coursy skaleeruvast mudelist, säästes personalivaldkonna töötajate aega, et ei peaks pidevalt käsitsi jälgima, kellele milliseid koolitusi tema ametikohast tulenevalt suunata.

Kindlasti on e-õppe keskkonna kasutusele võtmine mõistlik ettevõtetes, kus inimesed töötavad Elisaga sarnaselt hajusalt – seal annab auditoorse töö asendamine e-õppega olulise võidu.

Väärtust loob see aga kõigile organisatsioonidele, kes soovivad panustada oma inimeste arendamisse efektiivselt ja mõtestatult.