Tööle sisseelamine ja värbamine: kuidas seda kaugtööajastul teha?

Millele peaks tähelepanu pöörama värbamisel ja inimestevahelisel suhtlusel, kui silmast silma puututakse kokku harvemini ja töötajad on suurema osa ajast kodukontorites?

Uudne olukord, kus kontoris käiakse koos vähem või suur osa suhtlusest toimub virtuaalselt, on pannud paljud analüüsima erinevaid tööprotsesse. Kuidas korraldada värbamisprotsesse distantsilt?

Kuidas luua uute tiimiliikmete jaoks hea ja toetav töökeskkond, kui inimesed viibivad eri paikades?

Kindlasti ei tohiks praegusel ajal kandidaadikogemusele ja uue töötaja sisseelamisele vähem tähelepanu pöörata, kuna meeldiva kogemuse loomine on stardipakk sujuvaks koostööks.

Kandidaadid ootavad veel rohkem tagasisidet

Möödunud kuudele tagasi vaadates ei ole kandideerimisprotsessis endas palju muutusi toimunud. Pigem vajas harjumist mõte, et olemegi igapäevaselt kodus. Kuna meil Elisas on kaugtöörada juba tugevalt sisse käidud, siis nüüd on jäänud vaid mööda sedasama teed ülesmäkke minna, aeg-ajalt muidugi mõne kivi ja kännu otsa komistades.

Kandidaate hoiame endiselt sama hästi kui varem ja ka video vormis töövestlusi oleme ennegi praktiseerinud. Samuti ei takista distantsilt toimuv töövestlus näiteks juhi või tiimiga tutvumist ning kõikvõimalike lisaküsimuste küsimist, mis kandidaadil või ettevõttel tekkida võivad.

Meil on hea praktika, et juhid kohtuvad potentsiaalse uue tiimiliikmega juba vestlustel, samuti on nad kaasatud kogu protsessi jooksul valikute langetamisse, et kontakt võimaliku uue inimesega tekiks varakult.

Küll aga on see põnev aeg olnud heaks teerajajaks mitmetele mõtetele ja ideedele — kuidas me asju veel paremini ja efektiivsemalt teha saaksime? On märgata, et tugevas konkurentsis ootavad kandidaadid ise veel enam suhtlust ja infoväljas olemist.

Arvestades, et töötukassa statistika järgi on töötus tõusnud eelmise aasta lõpuga võrreldes pea poole võrra (praeguse seisuga on see 7,1%), kandideerivad ilmselt paljud inimesed korraga mitmele ametikohale. Seega on ka arusaadav, et kõik ootavad pingsalt tagasisidet — olgu see siis positiivne või negatiivne.

Meie ülesandeks värbajatena on seista hea selle eest, et sujuv ja ladus tagasiside kindlasti kandideerijateni jõuaks. Samuti tasuks neid, kes on järgmistesse voorudesse pääsenud, hoida kursis, kus etapis konkursitegevused parasjagu on.

Sisseelamisel veelgi suurem roll!

Värbamisest enamgi peab tähelepanu pöörama uute töötajate sisseelamisele. Ilmselt võib praegu nii mõnegi inimese esimene tööpäev alata kodukontoris. Seetõttu peaks olema ka see protsess põhjalikult läbi mõeldud, et uus inimene end hästi ja turvaliselt tunneks.

Näiteks tasub tähelepanu pöörata küsimustele: kuidas uuele töötajale töövahendid kätte toimetada, kuidas teda tööülesannetes juhendada või kuidas tema ja uue meeskonna kohtumist korraldada?

Väga suur roll inimese edukal sisseelamisel on tema otsesel juhil. Olenemata sellest, kas uut inimest tervitatakse kontoris kohapeal või distantsilt. Hea tava on näiteks vähemalt alguses planeerida oma uue tiimiliikme kalendrisse kohtumisi ja ühistegevusi, et ta tunneks end koheselt kaasatuna.

Ei tasuks unustada ka iganädalasi üks ühele vestlusi, kus saab uurida, kuidas tal läheb. Samuti peaks juht olema kättesaadav virtuaalsetes kanalites, kuna uuel inimesel ei ole võimalust üle laua oma küsimusi esitada.

Samamoodi tuleks läbi mõelda tiimi roll. Kui juht on parasjagu hõivatud, on just meeskond see, kes võiks valmis olla uut inimest juhendama ning talle abiks olema. Sellisel juhul oleks mentorist või töö-buddie’st palju abi. Veel ühe lihtsa, ent tõhusa nipina soovitaksin distantsilt töötaja värbamisel tutvustada talle video teel ka tulevast tiimi.

See on mõlemapoolselt kasulik. Eriti tore oleks, kui see tutvumine toimuks enne esimest tööpäeva — ka see loob mõnusa omavahelise kontakti. Siinkohal ei tasu alahinnata kaamerate sisselülitamise olulisust. Kindlasti aitab sisseelamisel kaasa ühise suhtluskanali loomine, kui seda veel ei ole. Nii saab töötaja end ka eemal olles tiimi osana tunda.

Seega — tiimitunnet saab luua inimeste koostöös ning seda on võimalik tekitada ka siis, kui vahemaaks on kilomeetrid, mitte ühine füüsiline töölaud. Vaja on vaid läbi mõelda protsessid, mis kogu tegevust toetaks.

Kaugtöövormis juhtimist kommenteerib Elisa arendajate tiimijuht Raido Kalbre, kes on viimastel kuudel kokku puutunud nii tiimide distantsilt juhtimise kui ka uute töötajate värbamisega. Samuti on ta toetanud uusi töötajaid ametisse sisseelamisel:

“Eelistan e-kirjale telefonikõnet või videovestlust”

Raido Kalbre, Elisa arendajate tiimijuht

Kaugtöö on täna meie igapäevaelu lahutamatu osa. Varasemalt suhtlesin inimestega enamasti sõna otseses mõttes üle laua. Kui aga üks või mõlemad pooled parasjagu kaugtööd tegid, siis toimus suhtlus tihti kirjalikus vormis chat’is või e-kirja teel.

Kuna silmast silma kohtumisi oli varem rohkem, siis ei häirinud ka tekstipõhise kommunikatsiooniviisi ebaefektiivsus. Mulle isegi tundus, et siis ongi võimalus oma lauseid parandada ja loogilisemalt ümber seada ning seeläbi infot täpsemalt edasi anda.

Kohe kui töö läks täielikult üle kaugtöövormile, sai selgeks, et tegelikult võib vaid kirjalik suhtlusviis ebaloomuliku mulje jätta — igapäevaselt me ju ainult kirjutades ei suhtle. Sellest ajast alates püüan koosolekutel alati kohal olla nii heli kui ka pildiga ning julgustan ka teisi seda tegema.

Personaalselt mulle esitatud küsimustele vastamiseks pakun välja kõne või tehnilisemate küsimuste puhul ka ekraanijagamise lahenduse, kui vastus on pikem kui kaks lauset.

Värbamisprotsessis on minu jaoks kõige suurem erinevus töövestluste läbiviimises, sest need on nüüd eranditult toimunud videokõne vormis.

Ühest küljest on see positiivne — kõik osapooled saavad osaleda enda jaoks mugavas keskkonnas ning ei kuluta aega transpordi peale.

Teisest küljest, kui kellelgi on kõnes taustamüra või pilt hakib, nõuab see suuremat pingutust, sest näeme kandidaati ja tema meid ju esimest korda. Kokkuvõtteks ütleks, et need nüansid siluvad üksteist ära ja midagi ületamatut siin ei ole. Elu igal juhul seisma ei jää.