Riigipiirideta kontor – kaugtöö lubab paindlikumalt töötamise kohta valida

Kontoripiirid ületavad lisaks linnadele aina enam ka riigipiire ning tiimid koosnevad eri ajatsoonides ja kohtades töötavatest liikmetest. Elisa Eesti erakliendiüksuse juht ja juhatuse liige Andrus Hiiepuu toob välja, et selline töökorraldus nõuab kindlaid reegleid, sest mõjutab nii kaugtöötajaid kui ka kodumaal viibijaid.

Aina enam tööandjaid võib ühel või teisel hetkel kokku puutuda sellega, et töötajad sooviksid tööd teha kuskil mujalt kui kontorist. Olgu selleks siis kodu, mõni teine linn Eestis, aga sagedamini ka välisriigid. Inimesed on liikuvamad, reisivad rohkem ja soovivad seda töötegemisega kombineerida. See ei tähenda aga seda, et töösuhe peaks lõppema. Arvestades praegust tööturu situatsiooni, kus töökäte puudus on paljudes sektorites suurem kui töökohtade arv, tuleb häid töötajaid hoida. Kui tööiseloom seda võimaldab, siis riigipiirid takistuseks olla ei tohiks. Muudatusi nõuab see küll, nii kaugtöötaja, tööandja kui ka tiimiliikmete jaoks, kuid kindlate kokkulepe alusel on kõik võimalik, sest edukas kaugtöö on juhtimise küsimus. 

Põhjalik kodutöö

Enne kui kaugtöö teisest riigist päriselt pihta hakkab, tuleks kõige pealt põhjalik eeltöö ära teha. Teame ju kõik, et võõras riigis eluoluga kohanemiseks tuleb aega varuda. Nii nagu reisiplaane tehes loetakse ja töötatakse läbi Lonely Planeti raamatud ja mitmed reisiblogid, tuleks seda teha ka elukohavahetuse puhul. Milline on kohapealne internetiühendus, kui püsiv see on? Kust kohast tööd tehakse, kas valmistatakse ette paikne kodukontor või on elustiil liikuvam ja tehnilised lahendused ebapüsivamad? Kas Skype’i koosolekuteks või konverentskõnedeks on vajalikud seadmed olemas? Need kontrollküsimused tuleks kindlasti enne päriselt teise riiki kolimist läbi mõelda. 

Kindlasti tasub enne tööle asumist mõned nädalad ise kohapeal olukorda testida, et kaugtöö algus sujuv oleks. Nii on kõigile peavalu vähem ja näiteks videokoosolekutega alustades ei kulu aega mõttetult kaua tehnilisele seadistamisele. Töötavad ja kvaliteetsed tehnilised lahendused on hügieenifaktor ning halb internetiühendus või helikvaliteet ei tohi saada vabanduseks. 

Töötamine ühes (aja)rütmis

Rahvusvaheliselt töötavate tiimide puhul saab kindlasti üheks kõige määravamaks faktoriks aeg. Olenevalt asukohast võivad ajatsoonid erineda paarist tunnist kuni kasvõi 10 tunnini. Elisas on mõne aastaga kogunenud teisest riigist töötajaid praeguseks 13. Mõned neist töötavad kaugemalt, mõned lähemalt. Neid leiab näiteks Hispaaniast, Taist, Balilt, aga ka Peterburist või Egiptusest. Selline töökorraldus nõuab kindlaid juhiseid ja kokkuleppeid, et töö kenasti sujuks ja et üksteisega arvestada saaks. Oleme oma ettevõttes paika pannud kindla aja, kui inimesed peaksid kättesaadavad olema, samas töökohustused, mis ei nõua suhtlus, võib ära teha endale sobival ajal. Mõne jaoks nõuab kokkulepitud aeg paari tunni võrra varajasemat ärkamist, teise jaoks õhtutundidel töötamist. Samas on siis päevane aeg vabam, kuna Eestis on öö. Vähemal või rohkemal määral annab seda väga paljude ajatsoonidega kohandada. 

Kokkulepitud töötamise aeg on oluline, kuna kaugtöö ei mõjuta vaid distantsilt tööd tegevat inimest, vaid ka tema tiimi ning klienditöö puhul koostööpartnereid ja teenindatavaid ettevõtteid. Olenemata teise osapoole asupaigast soovitakse kiireloomulistele küsimustele vastuseid saada samamoodi nagu Eestiski. Teisest küljest on ühes ajarütmis töötamine vajalik ka selleks, et toimiks sünergia ja suhtlus ülejäänud tiimiga. Kaugelt töötaja ei tohiks jääda oma tegemiste ja toimetamistega üksi, vaid peaks ennast tundma siiski tiimi osana. Samuti on kokkulepitud tööaeg ja töötamise reeglid olulised ka teistele kontoris töötavatele meeskonnaliikmetele. Nii ei kao kontakt kaugtöötajaga ära ja välditakse olukorda, kus kardetakse kirjutada/helistada, sest „äkki ta magab või ei saa rääkida“.  

Usaldus ja otsekontakt ei tohi ära kaduda

Nagu öeldud, on selline tööviis kindlasti väljakutse töötajale endale, kuid ka tiimile ja juhile. See nõuab mõtteviisi muudatust ja valmisolekut mõlemalt osapoolelt. Selleks, et distantsilt töötaja n-ö ära ei kaoks, tuleks lisaks meilisuhtlusele ja veebisuhtlusprogrammidele kindlasti säilitada ka silmast silma kontakt, mida võimalusel teha ühes kohas viibides või siis videosilla vahendusel. See annab võimaluse juhile töötaja arengut ja tööd paremini hinnata ning töötajale endale võimaluse oma probleeme või küsimusi, aga ka edu jagada. Kindlasti paneb selline töövorm juhi ja alluva töösuhte proovile ning nõuab mõlemalt poolelt üksteise usaldamist. Kui on tehtud kindlad kokkulepped, seatud ootused ja mõõdikut töö tulemuste hindamiseks, siis võib töö hästi toimida vahemaast olenemata.