Põhisisu algus

Raamatupidajad on finantspettuste vältimisel viimaseks kaitsemüüriks

18.07.2023

pildil Artur Praun

Ettevõtete vastu suunatud pettused on iga päevaga muutumas sagedasemaks. Organisatsiooni kaitsmise kohustus lasub küll kõigil töötajatel, kuid Elisa ärikliendiüksuse juht Artur Praun märgib, et üks suuremaid koormaid on alati kanda just finantsteemadega tegelevatel töötajatel – nemad peavad olema need, kes sunnivad vajadusel ka tippjuhte järgima arvete kinnitamise protsesse ja kui neid protsesse veel loodud pole, mõjutama juhtkonda need looma.

Pettuse ohvriks langemine pole keeruline ning paikapandud protsesse järgimata on lihtne kanda kahjusid. Mõne aja eest saime seda tunda omal käel. Vahetult pärast uue tegevjuhi ametisse astumist edastati justkui juhi nime all töötajale kiri, kus paluti sooritada makse. Liialt detailidele keskendumata edastati korraldus raamatupidamisse ja kuna ka siis ei suunatud väljamakse tegemist korrektsele kinnitusringile, kantigi raha pahalase pangakontole.

See on juhtum, mida on Eesti ettevõtetes esinenud rohkem kordi kui lugeda jaksab. Tähelepanematust ja äsja muutunud juhtimisstruktuuri kasutatakse ära kurja tegemiseks. Kõike seda saaks aga ennetada, kui järgitaks korrektseid protsesse: enne, kui ükski arve päriselt ära makstakse, peavad tehingu kinnitama kõik vajalikud osapooled, alates arve edastaja otsesest juhist kuni üksuse juhini ja raamatupidajateni välja.

Need protsessid olid paigas ka meil, kuid kahjuks ei peetud neist sel juhul kinni. Sel korral oli tegu lihtsalt uudse olukorra ja mõistmatusega, kas nüüd ongi nii õige, kuid pole ka ennekuulmatu, et samad olukorrad tekivad lihtsalt seetõttu, et asjade õigesti tegemine on tüütum. 

Enda kaitsmine võibki olla ebamugav

Turvalisuse ja pettuste tagamine võibki mõnikord tüütu olla – turvalisus on alati tasakaalupunkti leidmine kasutusmugavuse ja ohutuse vahel – ning see tähendab, et keegi peab mõnel hetkel olema kuri kubjas ja vaatama, et lihtsama vastupanu teed minemine poleks lihtsalt võimalik. Üldise küberturvalisuse vaates on selleks inimeseks infoturbejuht, finantsteemade puhul peab aga vajadusel jala maha panema raamatupidaja või finantsjuht.

Finantsosakond ei saa küll kunagi olla vastutav selle eest, kas mõni ettevõttele laekunud arve on sisult selline nagu ta peab olema, küll aga peaks nende kontrolli all olema see, kuidas arve makstud saab. See tähendab, et finantsmeeskond peab olema võimustatud ja julgustatud tagama, et protsessid oleks ajakohased ja neid ka päriselt järgitaks. Kui keegi üritab saata otse raamatupidajale arvet ja öelda, et see tuleks ära maksta, peavad nad saama öelda “ei” ja suunama arve läbima kõiki instantse, mis enne makse sooritamist läbida tuleb.

Kõike seda isegi siis, kui käsu makse sooritamiseks on andnud raamatupidaja otsene juht, juht kolm taset üleval või ettevõtte tegevjuht. Just nagu ka ettevõtte juhtkond peaks olema kaasatud küberõppustesse, kuigi nad seda igal hetkel soovida ei pruugi, peavad finantsturvalisust tagavad reeglid kehtima ka neile. Mida julgemalt saavad raamatupidajad kehtestatud reeglite järgmist tagada, seda parem tervele ettevõttele.

On oluline, et iga ettevõtte raamatupidamistiim, finantsosakond ja laiem juhtkond mõistaks, et ükski ettevõte pole pettuse ohvriks langemiseks liiga ebaoluline. Turvalisuse tagamine ja õigete protsesside juurutamine on küll kõikide töötajate ühine ülesanne, kuid kuskil peab olema keegi, kes konkreetsest valdkonnast kõige rohkem teab. Finantspettuste puhul on vältimatu, et selleks kellekski on need inimesed, läbi kelle käte käivad kõik sendid ja eurod, mis ettevõttes liiguvad.

Finantsinimesed peavad julgema end kehtestada ja ettevõtte juhtkond peab looma töökeskkonna, kus enese kehtestamine on tolereeritud, julgustatud ja eeldatud. Vaid nii saab tagada, et tähelepanematuse peal sõitvad kurjategijad ettevõtet uppi ei löö. 

Raamatupidaja meelespea pettuste peatamiseks

Artur Praun märkis, et kuigi vastutus arvete korrektsuse ja ajakohasuse ees lasub arve kinnitajal, on raamatupidamisosakonnal siiski mängida oluline roll. Raamatupidajad näevad kõiki majja jõudvaid arveid ning kuigi ei saa eeldada, et nad teaks või mäletaks iga arvega seotud detaile, omavad nad sellegi poolest väga laia ülevaadet.

Selleks, et pettusi vältida, soovitab ta raamatupidajatel tähelepanu pöörata järgnevale:

Kui raamatupidamisse jõuab arve, mis pärineb partnerilt, kellega sageli arveldatakse, tasuks pöörata tähelepanu rekvisiitidele. Kui viimased aasta aega on maksed läinud ühele kontonumbrile ning järsku on see muutunud, tasuks see kinnitusringi eel esile tuua ja lasta arve kinnitajal üle uurida, kas tegu on ikka õige asjaga. Juhul, kui mõnelt partnerilt laekub info rekvisiitide muutuste kohta, tasuks talitada ettevaalikult. Näiteks kui saabub meil, kus viidatakse, et ettevõtte X kontonumber on nüüd teistsugune, tuleks üritada partnerilt selle kohta lisakinnitus saada. Kindlasti ei tohiks vastata samale meiliaadressile, vaid pigem oma kontaktile helistada või eraldi kirjutada, et vajalik lisakinnitus kätte saada. Erilist tähelepanu tuleks arvete korrektsusele pöörata aegadele, mil majas on toimumas suuremad muutused. Kui vahetub tegevjuht või muu tippjuht, üritavad kurjategijad kaasnevat segadust enda huvides ära kasutada. Kui pärast juhi vahetust peaks uue juhi poolt raamatupidamisse jõudma arve, millesarnast varem nähtud pole, tasuks kindlasti üle uurida, kas tegemist on ikka millegi sobivaga. Niisamuti tasuks tähelepanu pöörata ja häirekella lüüa juhtudel, kui pärast juhtide vahetust mõni regulaarne arve järsku märkimisväärselt suuremaks muutub – on võimalik, et keegi üritab muutunud olulsid enda huvides ära kasutada. Finantsmeeskonna kohustuseks on ka parimate praktikate juurutamine ja nende täitmise kontrollimine. See tähendab, et iga raamatupidaja või finantsjuhi südameasjaks peaks olema, et arvetega käiks kaasas ka korrektsed protsessid – arvete kinnitusringid, väljamaksete kinnitamine ja andmete õigsuse kontroll. Kui neid protsesse täna veel loodud pole, tuleks panna juhtkond mõistma, miks neid vaja läheb. Kui need aga loodud on ja keegi neist mööda hiilida üritab, peab julgema raamatupidaja öelda, et sel moel käituda ei saa. Raamatupidajad peavad teadma, kes ja miks raha kulutada tohivad. See tähendab, et raamatupidamine peab end varustama infoga erinevate töötajate eelarvete osas ning mõistma, kes ja mis kulutusi teha tohivad. Kui raamatupidajad teavad, et üksuse juht võib autoriseerida makseid kuni X euroni, valdkonnajuht Y euroni ja reatöötaja ühtegi makse tegemist paluda ei saa, on potentsiaalsete pettuste ja majandusliku kahju kandmise risk oluliselt väiksem. Mida rohkem finantstiim majas tervikuna toimuvast teab, seda kindlamat kaitset nad ka tagada suudavad.
Seotud märksõnad
Uus Elisa Elamus ja Huub Mine vaatama
Vanemad TV-teenused
Liitumised enne 10.08.2021
Mine vaatama