Kuidas kolleege asendades mitte ülesannete kuhja alla mattuda?

Igaüks meist on ilmselt korra või paar enda töö kõrvalt ka puhkusel olevat kolleegi asendanud. Kuidas suurenenud töökoormusega toime tulla ja nutikalt aega planeerida? Kogemusi jagavad Elisa personalikonsultandid Kerttu Krimann ja Keishy Margus.

Töökollektiivi puhkuste ajal leiame end tihti fakti ees, et tuleb ära teha nii enda töö kui ka asendada veel üht või mitut töökaaslast. Lisandub ka aegumatu arutelu, kes millal puhata saab. „Korraldasime sel suvel oma kolmeliikmelises tiimis puhkused veidi teistmoodi, sest meie arvates peaks igaüks saama oma aega vabamalt planeerida. Seega, kui näiteks eelmistel aastatel puhkasime ühe kaupa, siis nüüd sai samaaegselt puhkusele minna kaks tiimikaaslast. Nii viibis korraga tööl üks inimene, kes vastutas kogu meeskonna ülesannete eest. See andis võimaluse üksteise soovidega paindlikumalt arvestada,“ kirjeldab personalikonsultant Kerttu Krimann.

Pärast katsetamisperioodi analüüsiti üheskoos kogemust. Kuidas puhkuste perioodiks valmistuti ja mis väljakutseid esitas? Kerttu Krimann sõnab, et uudne lähenemine oli lihtsam, kui ta arvas. „Kuigi mul lapsi ei ole, mõtlesin mitmel korral, et see on nagu ühe beebi asemel kahega korraga tegelemine – rohkem möllamist, aga saab hakkama,” tõi ta elulise võrdluse. ”See, et teised personalikonsultandid puhkasid, ei olnud murekoht – keeruline oli see, et töölt eemal olid ka mitmed nende koostööpartneritest juhid, kellelt muidu oleks saanud lisainfot küsida. Seega tuli Kerttu Krimanni sõnul ettevõttest otsida teisi kontaktisikuid, kes küsimustele vastuseid leida aitaks.

”Mõnusat närvikõdi tekitav väljakutse oli puhkavat kolleegi mitte tülitada ja ise lahenduseni jõuda. See oli palju aeganõudvam ja keerulisem, aga samas arendav ja koostööd parendav,” lisas ta.

Keishy Margus nõustub, et kogemus andis võimaluse kolleege paremini tundma õppida, kuna sai kogeda teiste tiimiliikmete igapäevatööd. „Kahe nädala jooksul õppisin väga palju juurde, surfasin dokumendikaustades ning lugesin – aju teritamine kulus ära, eriti pärast pikka aega kodus töötamist.“ Ta lisas, et järgmisteks puhkusteks on kindlasti õppimiskohti. „Näiteks selgus esimesel päeval, et kõiki vajalikke ligipääse, mida puhkaja asendamiseks vaja läks, polnud. Õnneks on meil megatubli IT-tugi, kes selle väikese tagasilöögi ülikiirelt ära lahendas,“ lisas ta.

Oma katsetuste põhjal tõid personalikonsultandid välja levinumad komistuskohad ja andsid soovitusi, kuidas toimida:

1) Kuidas aega planeerida, kui töökoormus kasvab?

Kerttu : Kui enda tööhulka oskad planeerida, siis kolleegi asendades võib tulla ette ootamatusi. Soovitan küsimusi lahendada kohe jooksvalt, et need ei kuhjuks. Proovi nii palju ise ära teha, kui oskad, et puhkuselt tulija postkast ei upuks teemadesse, mis peaksid asendajale jõukohased olema. Samuti püüa meeles pidada, et olid sellise töökorraldusega nõus ja valmis vastutama – austa kolleegi puhkeaega ja võta ühendust ainult siis, kui tõesti teisiti ei saa.

Keishy: Ära muretse, kui tööülesannete lahendamisele kulub kauem aega kui tavaliselt – see on okei! Sa oled saanud endale suurema vastutuse ja võib-olla mitu uut tööülesannet, kuid ära unusta, et sa ei tööta ettevõttes üksi. Ärikriitilisemate küsimuste puhul on kindlasti teisi häid töölainel kolleege, kes saaksid abiks olla.

Kuidas verest mitte välja lüüa, kui puutud kokku küsimustega, mis on sulle võõrad?

Kerttu: Kui keegi kõnetab sind teemaga, mis pole varem sinu laual olnud, ära korruta pöördujale, et sa ei oska aidata. Tee hoopis eeltööd ja uuri, millega tavaliselt sinu kolleegide poole pöördutakse ja loo endale selle põhjal süsteem. Asendamatuid inimesi ei ole olemas ning uutes olukordades kiirelt kohanemine aitab koostööle kaasa.

Keishy: Ära kaota pead, kui esmapilgul olukord uus tundub. Ära karda küsida infot ka teistelt juhtidelt ja kolleegidelt, kellega sa igapäevaselt koostööd teinud ei ole. Nemad on samuti oma ala spetsialistid ning tunnevad oma valdkonda kõige paremini.

Kuidas tagada sujuv infovahetus enne puhkust ja mida teha, et puhkuselt tulijal oleks kergem sisse elada?

Keishy: Enne puhkuseid aitab hästi see, kui teha tiimiga kindlad kokkulepped ja rääkida üle, mis kellelgi laual on, mida uut on tulemas. Lisaks võiks luua eraldi kausta või kasutada failivahetusplatvormi (nt Microsoft Teams), kuhu puhkuste ajaks projektide info koondada. Teamsis saab luua ka nn virtuaalse infotahvli, kuhu märkida, millised projektid parasjagu aktiivsed on. Samuti võiks igale ülesandele määrata vastutaja, kes puhkuse ajal teatud teemadega abistab. See on kasulik töövahend.

Kerttu : Enne puhkust veendu, et õigetel inimestel on vajalikele kaustadele ja materjalidele ligipääs olemas. See on pisike aga oluline detail, mis vahel võib kahe silma vahele jääda. Küsi abi ettevõtte IT-toelt. Lisaks soovitan teha märkmeid ja panna jooksvalt kirja, millega tegelenud oled, nii on pärast lihtsam kolleegile ülevaade anda. Puhkuselt tulijat võikski postkastis oodata e-kiri infoga vahepealsetest arengutest ja projektide hetkeseisudest ning ülevaade sellest, millega ta tagasi tulles tegelema peaks.

Lõpetuseks soovitavad personalikonsultandid ka teistele puhkuste planeerimisel avatud mõtlemist. „Julgustame ka teisi rohkem vastutust andma ja võtma ning tiimis ise oma puhkusi planeerima, et kõik saaksid endale sobival ajal puhata. Äkki ei peagi ära olema vaid ühe kaupa ja töötajad saavad paremini hakkama kui esmapilgul paistab,“ sõnab Kerttu Krimann.