Kui juhil pole aega mõelda, pole tal tegelikult aega juhtida
Juht, kes liigub üksnes koosolekult koosolekule, ei juhi enam, vaid koordineerib. Selline tööpäev võib küll näida täisväärtuslikuna, ent tegelikult tähendab see sageli, et strateegiline juhtimine on tagaplaanile jäänud. Kui juhil pole aega mõelda, pole tal ka ruumi näha tervikpilti ega olla oma inimestele toeks. Elisa Grupi Tech IT osakonna juhi Villu Teearu sõnul on oluline meeles pidada, et reaalne juhtimine vajab ka aega mõtlemiseks, ega seisne üksnes küsimustele vastamises ja tulekahjude kustutamises.
Operatiivsel tasandil tegutsemine on sageli nagu lõputu maraton – ise oled mõtetega alles eelmises teemas, aga järgmine juba ootab ukse taga ja iga otsus kipub kiirustades sündima. Just selline tempo teebki juhist pigem reageerija kui suunaja. Aga juhi töö ei seisne ainult aegkriitiliste teemadega tegelemises. Tegelik juhtimine eeldab aega mõtlemiseks, planeerimiseks ja inimeste toetamiseks. Kui päev algab kell üheksa ja lõpeb kell viis koosolekuruumist lahkumata, jääb reaalne juhtimine tegemata ja kriitiline osa oodatud tööülesannetest täitmata.
Seda eeskätt seetõttu, et juhil peab olema aega keskenduda ka suuremale pildile – see on tema üks peamistest funktsioonidest. Kuid see on midagi, mis kipub paljude jaoks olema keeruline, sest alati on kuskil midagi kiiret, millele tuleb reageerida. On oluline leida rütm, mis siiski päriselt töötab. Ning tihti on parimaks esmaseks sammuks koosolekute kontrolli alla saamine.
Efektiivne juht ei lase kalendril end juhtida, vaid juhib oma kalendrit ise. See tähendab, et iga koosoleku puhul tuleb endalt küsida: kas ma pean seal päriselt olema? Kas minu osalemine loob lisaväärtust või täidan lihtsalt kutse viisakusest? Mida kogenum juht, seda oskuslikumalt ta oskab “ei” öelda ja fookust hoida.
Koosolekud pole vaenlane, aga neist ei tohi sõltuvusse jääda
Tuleb samas meeles pidada, et koosolekud iseenesest pole probleem, need on juhtimise loomulik osa. Hästi juhitud kohtumised loovad selgust, annavad võimaluse kuulata tiimi ja võtta ühiselt suund. Sageli on just üks-ühele vestlused või sihipärased strateegilised arutelud need hetked, kus sünnivad parimad ideed ja lahendused. Probleem tekib aga siis, kui koosolekud muutuvad eesmärgiks omaette, kui neid peetakse rohkem harjumusest kui sisulisest vajadusest. Sellisel juhul kulub juhtidel aeg aruteludele, mille tulemusena midagi ei muutu.
Hea juht aitab seega kujundada tiimis kultuuri, kus iga teema ei nõua automaatselt kohtumist. Lühike e-kiri või arutelu võib mõnikord olla palju tõhusam. Kui meeskond mõistab, et iga otsuse jaoks ei pea füüsiliselt kokku tulema, tekibki aega nende koosolekute jaoks, mis tõepoolest väärtust loovad. Oluline osa sellest on ka teadlik suhtluskultuur – juhi rütm ei pea määrama kogu tiimi rütmi, vaid operatiivse tasandi otsused peavad saama sündida ka ilma tema panuseta.
Samuti peab organisatsioonis olema selge arusaam, et ka juhi aeg on piiratud ressurss ning ta kalender peegeldama ka seda, millal ta on tiimi jaoks olemas ja millal tegeleb ta strateegiliste või isiklike ülesannetega.
Ning see eraldatud aeg tuleb leida – kui muud üle ei jää, siis ajal, mil teised aktiivselt töörindel ei toimeta. Seejuures tuleb aga meeles pidada, et paindlik tööaeg küll aitab juhil leida mõtlemisruumi, ent see ei tähenda lisatööd või töötamist oma unetundide arvelt.
Kui tähelepanu läheb ainult kõige kõvemini kõlavatele teemadele, jäävad sügavamad küsimused tagaplaanile. Hea juht leiab aja ka vaiksemate, ent olulisemate teemade jaoks. Hea juht peab mõistma, et tema töö ei ole ainult reageerida, vaid luua suund. Selleks on vaja aega, rahu ja fookust.
Juht, kes planeerib teadlikult hetki iseendale ja oma tiimile, loob kultuuri, kus läbimõeldud otsused ja inimlik tempo on väärtus, mitte luksus. Lõpuks ei määra juhi efektiivsust koosolekute arv, vaid see, kui palju aega ta tegelikult juhtimisele pühendab. Mõnikord tähendab see lihtsalt ühte tühja tundi kalendris – aega mõelda, mitte teha.