Kontorisse – kas tagasi või edasi?

Inimesed ei naase enam kontoritesse tuttava töörutiini juurde ja laua taha istuma. Kokku tullakse selleks, et suhelda ja koostööd teha. Seega peaks tööandjad leevenevate piirangute valguses mõtlema edasi-, mitte tagasikäigule, selgitab Elisa personalivaldkonna juht Kaija Teemägi.

Järkjärguline piirangute leevenemine ja iga päevaga suurenev vaktsineeritute arv toob kindlasti lähiajal kontoritesse rohkem inimesi, kuid samas ei pruugi saabuva suvehooaja tõttu olla inimeste naasmine veel väga massiline. Harjumused on muutunud ja kaugtöö pakub vabadust olla liikuvam ning ise oma töö kohta ja aega valida. Mida rohkem ühiskond avaneb, seda enam selleks võimalusi tekib, ka kodusel Eestimaal. Kindlasti veedetakse järgnevatel kuudel rohkem aega suvekodudes. Elisa majasisene statistika näiteks ütleb, et 69% elisalastest, kes täna juba aktiivselt kaugtööd teevad, soovib sellega jätkata, 27% tahab aeg-ajalt kontoris käia ja 5% sooviks tihemini tööruumides töötada.

Mida aga kontori keskkonnalt oodatakse? Kas naastakse tavapärase töörutiini juurde või otsitakse kontorist midagi muud, midagi uut? Seetõttu tuleb tööandjatel selgelt läbi mõelda, kuidas ettevõtte ruumides tööd turvaliselt korraldada, kui seal töötab korraga senisest rohkem inimesi. Siin on mõned soovitused:

Kindlad kokkulepped ja selgelt kommunikeeritud ootused

Kontoritesse naasmisega ei tohiks alustada uisapäisa, vaid läbimõeldult. Ootuste sõnastamine on hajusa töö puhul esmatähtis. Kui tööandja plaanib piirangute leevenedes kontorite töökorraldust muuta, tuleb kohe alguses lihtsasti ja avatult selgitada, mida inimestelt oodatakse. Kas kontoris töötamine on vabatahtlik või kohustuslik? Kas kontorisse naastakse järk-järgult tiimiti või kõigi tööperedega? Kas soovi korral võib tööga jätkata ainult kodukontoris? Milliseid tööülesandeid kontoris täidetakse? Kui juht soovib, et kõik inimesed töötaksid ainult tööruumides, siis on tal võimalus selline töökorraldus kehtestada, kuid kindlasti tuleks läbi mõelda sellise töökorralduse vajalikkus ja otstarbekus ning ka inimestele põhjendada.

Kontoritesse tuleku eel on oluline ka omavahel kokku leppida, milline on kodukord. Kui palju inimesi võib korraga ühes ruumis töötada? Kuidas vajadusel inimesi ruumides hajutatakse? Kas on mingid koosolekud, kus peab kindlasti silmast silma kohtuma? Sellised ühised käitumisjuhised aitavad kõigil uue töökorraldusega lihtsamini kohanduda ning võimaldavad vältida olukordi, kus kontor oleks esimestel päevadel ülerahvastatud.

Aktsepteeri ajutist produktiivsuse vähenemist

Paljud on kuude kaupa töötanud kodustes oludes ning kontorisse tulek võib inimeste jaoks olla suur motivaator. Kuna silmast silma suhtlust on olnud tunduvalt vähem, siis tuleb tööandjal valmis olla selleks, et inimeste produktiivsus võib kontoris olles lühiajaliselt langeda, kuna tahetakse vahepeal tekkinud sotsiaalse suhtluse defitsiit tasa teha. See on loomulik ja seda tuleks juhtidel mõista. On arusaadav, et inimesed soovivad koos olles mõnevõrra rohkem muljetada ning seetõttu tehakse päeval ootele jäänud tööasjad ära näiteks õhtul kodus.

Kontorid hübriidlahendustele sobivaks

Kontorite roll on muutumises ja see saab aina enam vahetu suhtlemise ja koostöötamise kohaks. Lühemas perspektiivis võiks kontoritesse naastes üle vaadata, kas praegune ruumipaigutus soosib hübriidlahendusi. See ei tähenda tingimata kardinaalseid muudatusi või remonti. Kriitilise pilguga võiks hinnata, kas uued väljakujunenud tööviisid sobivad praegusesse töökeskkonda. Käitumismustrid on muutunud ja hulga rohkem kohtumisi toimub ka tulevikus video teel. Seega, näiteks kui enne läks kolleeg koostööpartneriga silmast silma kohtuma, siis nüüd osaleb ta kontorist lahkumata päeva jooksul mitmel videokohtumisel. Avatud kontori puhul hakkab see väga palju rolli mängima. Või teine näide – kui osa tiimist on kontoris, osa mujal ning läbi tuleb viia hübriidkoosolek, siis tuleks selleks ka tehnilised lahendused luua. Samuti veenduda, et igaüks saaks võrdselt koosolekul kaasa lüüa ega tekiks olukorda, kus eemal viibivad kolleegid koosolekul tahtmatult “ära unustatakse”. Ruumi ümbermängimise või mööbli ümberpaigutamisega saab tekitada nn eraldumisnurgakesi, kus teisi segamata rahulikult videokõnesid teha või telefoniga rääkida.

Vaade sügisesse

Kindlasti tasub juba täna ettevõtetel teha plaane pikemaajaliselt ja mõelda, kuidas tagada turvaline ja sujuv töökorraldus sügisel, kui koolide algusega naastakse argisemasse rütmi ja inimesed kolivad oma elu taas rohkem linna. Järgmised kuud on just hea hetk selleks, et mõelda läbi, kas tööprotsessid on jätkusuutlikud ka hajusa töö puhul ehk - kui inimesed töötavadki püsivalt osa aega kontoritest, osa aega mujal.

Kaija Teemägi, Elisa personalivaldkonna juht