Kogemuslugu: edukas sisseelamisprotsess on hea töösuhte alustalaks

Läbimõeldud töötaja sisseelamisprogramm annab tööandjale tööturu lahinguväljal konkurentsieelise ja aitab uuel inimesel alates esimesest päevast end organisatsioonis teretulnuna tunda. Kuidas onboarding jätkusuutlikult toimima panna?

Hästi toimiv uue töötaja sisseelamisprogramm nõuab organisatsioonilt põhjalikku eeltööd, kuid tasub ennast küllaga ära. Elisa värbamisjuhi Keishy Marguse sõnul on ettevõtetes tihtipeale levinud praktika, et värbamisprotsessile suunatakse suurem energia ning sisseelamisprotsessile pööratakse kas vähem tähelepanu või arvatakse, et paarist päevast piisab. “Sisseelamisprotsess on üks osa inimeste hoidmisest ja sellele peab kahtlemata aega panustama. Tänases hajusas töömaailmas soovivad ja väärivad inimesed veelgi rohkem tähelepanu, mistõttu ei saa onboardingule kuluvat aega ja tööresurssi alahinnata. Vastupidi,” ütleb Margus.

Elisa personalikonsultant Tuuli Veetamm lisab, et värbamine ja uue inimese tööle tulek on nii tulevase töötaja kui ka tööandja jaoks aega- ja energiat nõudev ning ettevõttele ka oma olemuselt majanduslikult üsna kulukas protsess. Seda enam tuleks rõhku panna sellele, et sisseelamine valutult läheks ja pöörata erilist tähelepanu sellele, et leitud inimene ka hoitud oleks. “Kandidaatidega intervjuusid läbi viies kuulen üsna sageli, et alles paar kuud ettevõttes X töötanud inimene soovib juba töökohta vahetada. Organisatsiooni jaoks tähendab see, et tuleb taas läbida värbamine ja uue inimese sisseelamisele kulub omakorda jälle üsna pikk aeg. Kahju on kuulda näiteid, kui inimene on jäetud tööl alustades tähelepanuta ja ta selle pärast lahkub,“ ütleb Veetamm.

Ühe päevaga sisse ei ela, protsess kestab kuni pool aastat

Mõlemad asjatundjad kinnitavad, et sisseelamisprotsess ei koosne pelgalt arvuti ja töövahendite kätteandmisest ja tiimi tutvustamisest. “Lepingu allkirjastamisega alles kogu töö algab ja see kestab umbkaudu 4-6 kuud, et inimene organisatsiooni tööellu ja konkreetsesse tööperre sulanduks. Loomulikult peab ta ennast päevast üks hästi tundma, kuid see peab jätkuma ka tulevikus,” selgitab Margus. Tema sõnul peaks selle aja jooksul töötaja jaoks saama vastuse nii olulised praktilised küsimused, kus midagi asub või kellelt küsida, kui ka see, kuidas tema ennast ettevõtte väärtustega samastab, milline on tema roll organisatsiooni missiooni elluviimisel jne.

Veetamm lisab, et nende praktika on see, et iga uus töötaja saab tööle asudes sõbraliku ja kasuliku tervituskirja, kus on olemas kõik vajalik info esimesteks päevadeks. „Samuti saab ta e-raamatu ettevõtte juhi tervitusega, seal on lisaks veel muud korduma kippuvad küsimused aga ka selgitatud olulisemad lühendid, mis on organisatsiooni tööslängis kasutusel. Igal organisatsioonil on ju teatud oma „salakeel“, mida rääkima õppida. See on üldine praktika, aga alati tuleks olla võimalik paindlik ja arvestada ka uue töötaja ootustega,” ütleb Veetamm. Seetõttu soovitab ta juba vestlusel ootuste selgitamisele rõhku panna, küsida kas inimene soovib töötada kontoris, teha kaugtööd jne. Samuti uurida, millist infot ta tahaks tööandjalt veel saada.

Oluline koht on ka mõne aja möödudes läbiviidavatel sisseelamisvestlustel. “Umbes kuu või poolteist pärast tööle tulekut vestleme uue inimesega ja küsime, kuidas tal läinud on. Sealt saab ka olulist sisendit, mis on olnud hästi, kas millestki on puudu ja mida saaks paremini teha,” tõi Veetamm näiteks.

Rõhk e-õppel, aga ära ei kao ka inimliku kontakti olulisus

Viimased poolteist aastat pandeemiat on näidanud, et üha suurem osa sisselamisprotsessist kolib veebi. „Hajusalt töötades peame arvestama sellega, et me ei ole igapäevaselt koos, aga selle tõttu ei tohi töötaja sisseelamine kannatada. Seetõttu oleme viinud väga palju materjale ja uue töötajaga seonduvaid koolitus e-õppe vormi, mida igaüks saab endale sobival ajal omandada. Tegelikult oli see juba varasem väljakutse, mida soovisime lahendada ka pandeemiast sõltumata,” toob Margus näiteks. Tema sõnul aitavad interaktiivsed lahendused ja e-õpe hoida kokku kõigi osapoolte aega ja infot efektiivsemalt edastada. Samas ei saa alahinnata silmast silma suhtluse olulisust. Alati peab jääma võimalus ka otse allikast küsida. „Nii näiteks on meil küll osa koolitusi mõeldud veebi teel läbimiseks, aga samas peab saama ka näost näkku suhelda. Seda saab vajadusel edukalt teha ka näiteks videokõne teel,” lisab ta.

Juhil peab aega olema

Sellest tulenevalt on aga võtmetähtsusega, et ettevõtte töötajatel oleks oma uue kolleegi jaoks aega. “Töötaja tuleb ennekõike ikkagi oma juhi tiimi, mistõttu peab sisseelamisprotsessi olema kaasatud ka inimese otsene juht,” rõhutab Margus, öeldes, et kõik teised võivad pingutada kui palju tahes, aga juht on siiski number üks isik. “Jah, juht peab leidma oma töölaualt muude kohustuste kõrvalt aega selle 4-6 kuu jooksul panustada ja temast sõltub väga palju,” on Veetamm nõus. “Enda isiklikku üsna värsket sisseelamisprotsessi meenutades võin öelda, et minu juht oli mulle piisavalt aega planeerinud. Ja see ei tähenda, et me oleks pidanud iga päev kontoris kohtuma ja ühe laua taga istuma. Kandideerisin teadlikult tööle eesmärgiga, et teen suuremas osas kaugtööd Pärnust. Juhiga sain olla pidevalt kontaktis, suheldes chat´is, videokõnedega või telefoni teel,“ selgitas Veetamm.

Veetamm lisab, et juhtide kaasamise puhul on veel oluline see, et nad oleksid valmis algusest peale panustama ka läbipaistvasse kommunikatsiooni. “Pole mõtet maalida pilti värvilisemaks kui see on või kergitada aluseta ootusi. Igal tiimil on turbulentsemaid aegu. Näiteks kui meeskonnas ongi teatud ajahetkel korraga palju inimesi vahetunud, siis seda tuleb selgitada ka uuele töötajale.” Ta lisab, et iga lisanduv inimene tunnetab, kui tiimis on olnud või on parajasti pinged. Kokkuvõttes aitab kohe avatud kaartidega mängimine parandada ja hoida tiimitunnet. “Kõik tiimisisesed liikumised on valulikud ja mõjutavad paratamatult kogu tööperet. Uue töötaja edukas sisseelamine aitab seda sujuvamaks muuta kõigi jaoks.”

Eesmärgiks paindlikkus

Värbamisjuht Keishy Margus aga ütleb lõpetuseks, et kogu protsessi väljatöötamisel on nad ettevõttes eesmärgiks võtnud paindlikkuse. “Kui millestki saab tüütu kohustus või linnukese pärast tegemine, siis see on eos hukule määratud. Siis ei saa ka järjepidevusest rääkida. Loo tööriistad, millega sisseelamisprotsessi iga kord mugavalt läbi viia, aga jäta ka piisavalt vabadust seda enda käe järgi korraldada. Meil on üle 60 tööpere, oleks väljakutseline ja mitte jätkusuutlik kõiki täpselt ühtemoodi tegutsema panna. Iga juht teab oma tiimi ja selle hingeelu kõige paremini.” Ta lisab, et kõik peaksid ettevõttes aru saama, et uuele töötajale aja pühendamine on investeering tulevikku ja selle nimel ka koostööd tegema. “Nii juht, tiimiliikmed kui ka personalivaldkonna inimesed kogu protsessi taustal toetades,” sõnab Margus.

Kokkuvõttes soovitavad eksperdid meeles pidada:

• Tee eeltööd. Kaardista ettevõtte eripärad, proovi läbi mõelda, mis on just sinu organisatsiooni puhul oluline silmas pidada või mis võib sisseelamise keeruliseks teha. Kaasa erinevaid osapooli: juhte, meeskonnaliikmeid, teisi kolleege. Uuri, mida nemad oluliseks peavad. Selle põhjal saad parema ülevaate ja enda jaoks protsessi kergemini lahti kirjeldada.
• Koosta näiteks praktiline checklist sammudest, mida iga uue töötaja tööle tuleku puhul tuleb astuda. See on heaks abivahendiks juhtidele, kelle tiimi uus inimene lisandub. Checklist peaks olema piisavalt universaalne, et sobiks erineva iseloomuga tööperedele, aga piisavalt konkreetne, et seda oleks lihtne järgida. Selle tegevustejada täitmine ei tohi saada kellegi jaoks tüütuks kohustuseks, vaid peaks olema kasulik abimees, mida hea meelega oma töös kasutada.
• Võta aega. Hea sisseelamise aluseks on piisavalt oma uuele inimesele aja pühendamine. Juht ja teised võtmeisikud peaksid planeerima enda aega uue töötajaga suhtlemiseks. Ole tema jaoks päriselt olemas.
• Küsi alati tagasisidet. Kuula kolleege, kes on sisseelamisprotsessi kaasatud, aga kindlasti ka uut töötajat ennast. See on kõige väärtuslikum sisend otse allikast.
• Mõõda! Kui sa ei sea eesmärke, siis ei tea ka, kuidas protsess töötab. Kuidas mõõta? Seda saab teha näiteks nii: igapäeva tööd jälgides, juhtidega suheldes, uue inimesega teatud aja tagant sisseelamisvestlusi/küsimustikke tehes, uurides töötajalt, kui lihtsalt või keeruliselt on “pardale tulek” sujunud.

Keishy Margus, Elisa värbamisjuht

Tuuli Veetamm, Elisa personalikonsultant