Kersti Kuusksalu: “Varukoopiatest üksi on vähe kasu, kui keegi nendega midagi pihta ei oska hakata”

Tulevikule mõtlevates ettevõtetes on tavapärane, et andmetest tehakse vähemalt mõõduka regulaarsusega varukoopiaid. Ent täpselt nagu on levinud varundamine, on levinud ka tõsiasi, et neid koopiaid ei osata kasutada. Failid on küll olemas, aga puudub plaan ja selge arusaam, millest kriisiolukorras taastamist alustada, kes mille eest vastutab ja kuhu on vajalik protsess kirja pandud.

“Varundus ilma taasteplaanita on nagu haamer ilma naelata,” ütles Elisa ärikliendi pilveteenuste tootejuht Kersti Kuusksalu. “Võiks öelda, et varukoopiate olemasolu on elementaarne, aga neist on üksi vähe kasu. Kui keegi majas kõige olulisemal hetkel varundatud andmeid kasutusele võtta ei oska – või veelgi hullem, avastatakse taastamise käigus, et varundused on olnud vigased – on tulemuseks seiskunud äri, kurjad kliendid ja laostunud maine.”

Kuusksalu sõnul kohtab sellist ekslikku turvatunnet üllatavalt tihti. Paljud ettevõtted eeldavad, et kui kuskil on olemas süsteem, mis korra päevas, nädalas või kuus kõik andmed pilve üles laeb, siis ongi asi korras. Reaalsest maailmast leiab aga hulgaliselt näiteid, kus kriisi puhkedes valitseb segadus ja paanika – puudu on vajalikud paroolid, keegi ei tea, millal viimane varundus toimus või puudub tehnilise suutlikkus koopiad kasutusele võtta täielikult.

“Seetõttu peabki andmete mõistlikule varundamisele lähenema kolme selge arusaamaga: mida varundada, kuidas varundada ja kuidas taastada,” lisas ta. “Kui ükski neist pooltest on vigane, on ka ettevõtte toimepidevus ohus. Kui varukoopiad on geograafiliselt hajutatud ja neid osatakse taastada, ent kõige kriitilisemad andmed on varundatud liiga pika välbaga, on häda käes. Täpselt sama on lugu siis, kui varukoopiad on tehtud näiteks originaaliga sama seadme peale ja need hävivad, või kui kõik muu on hästi, aga koopiat ei suudeta lihtsalt kasutusele võtta.”

Selleks, et neid olukordi vältida, rõhutas Kuusksalu läbimängimise ja harjutamise olulisust. Iga tund, mil ettevõte üritab kriisiolukorras välja mõelda, kuidas normaalsusesse naasta, on tund, mil äri seisab ja ettevõtte maine laguneb. “See on sarnane olukorraga, kus ettevõttel on kindlustuspoliis, aga keegi ei tea, kuidas kahjujuhtumit vormistada – abi justkui on olemas, aga kasutada seda ei osata. Samas peavad “poe uksed kinni” olema, kuniks keegi selle välja mõtleb,” märkis ta.

Taasteprotsessi peab harjutama

Efektiivne varundamine algab sellest, et ettevõte mõtleb läbi, millised andmed on ärikriitilised ja millised süsteemid peavad esmajärjekorras taastuma. Kõik ei pea olema sekundiga tagasi, aga näiteks arvelduse, tootmise või klienditeeninduse seiskumine võib ettevõtte töö täielikult peatada. Seetõttu peavad olema paigas protsessid, kuidas ja millest alustada, kes mis osa eest vastutab ja võimalikult detailne juhend õigete sammude tegemiseks.

Taasteplaan peab Kuusksalu sõnul olema dokumenteeritud, testitud ja kogu tiimile teada. “Kui kriis tabab, ei ole enam aega mõelda, vaid tuleb tegutseda samm-sammult paika pandud korra järgi. Kui taasteprotsess on vaid ühe inimese peas, on risk liiga suur – kui see inimene on kättesaamatu võib kogu ettevõte seista. Harjutamine annab kindluse, et igaüks teab oma rolli ja ka kõige pingelisemas olukorras suudetakse töövõime kiiresti taastada,” selgitas ta.

Varundamine ei ole ühekordne projekt

Mõistliku varundusolukorrani jõudmiseks ei piisa Kuusksalu sõnul ka lihtsalt ükskord andmetest koopia tegemisest ja selle taastamise harjutamsiest. Varundamiseks peab olema paigas süsteemne poliitika, sealhulgas see, mitu koopiat hoitakse, kus neid hoitakse, kui tihti neid testitakse ja kes vastutab nende õigsuse eest.

“Varundamine peab olema mõeldud läbi sama põhjalikult kui äri ise,“ rõhutas ekspert. “See ei ole ainult tehniline küsimus, vaid strateegiline – kui ettevõte ei suuda kriisi ajal töövõimet taastada, ei pruugi tal ärina enam tulevikku olla. Hästi toimiv varundus on nagu turvavöö: sellest on kasu ainult siis, kui seda kasutatakse õigel hetkel ja õigesti.”