Elisa äriarenduse juht: IT uuendus võib ettevõtte rivist välja lüüa, ent seda muret saab vältida

IT-alal uuendusteta ei pääse, kuna ühel hetkel võib vana riist- või tarkvara äritegevust tõsiselt häirima hakata või suisa rivist välja lüüa. Ent uuendusega kaasnevad ka ohud, kinnitab Elisa äriarenduse juht Merli Üle. Vältimaks neid ohte, tuleb tema sõnul lähtuda viiest põhiprintsiibist.

Usutavasti oleme me kõik seisnud silmitsi olukorraga, kus mingi harjumuspärane tehnika vajab väljavahetamist. Kõige argisem näide on muidugi nutitelefoni asendamine uuega. Tehnoloogia arenedes ja ka eelmise vananedes on loomulik, et mingi aja tagant ei vea vana seade enam soovitud kujul välja ja on mõistlikum see välja vahetada.

Ehkki juba viimased paar aastat saab suuresti tänu pilvetehnoloogia kiirele arengule vanast telefonist uude isegi operatsioonisüsteemi vahetamise korral kõik seadistused (sh ligipääsud, paroolid, eelistused), on uue telefoni kasutuselevõtu eel ikka kõhedus sees, kas ikka kõik tuli üle. Ning tõsi ta on – nipet-näpet tuleb uues seadmes pahatihti siiski üle seadistada.

Tehnika on firmades juba A&O

Kandes selle paralleeli üle töökohtadele – kontorisse, tehasesse, restorani, kitsefarmi – siis samamoodi nagu nutitelefon on lahutamatu osa me argielust eraisikutena, siis on tehnika ja IT ettevõtte igapäevategevuse toimimise seisukohalt A&O. Kuid erinevalt sellest ühest seadmest taskus on ettevõtete võrguinfrastruktuur sõltuvalt tegevusala spetsiifikast ja ka suurusest mõnevõrra keerukam.

See omakorda paneb paljud ettevõtete juhid keeruka situatsiooni ette – tean, et seadmed ja IT-lahendused vajaksid suuremal või vähemal määral väljavahetamist, ent kas ja kuidas ma uuendan servereid, võrguseadmeid, tulemüüre jne ilma, et kõik vastu taevast jookseks ja töötajate- või kliendiandmebaas igaveseks kaduma läheks?

Väldi "kummikommi- ja krõpsukriisi"

Tahtmata küll lugejat ära hirmutada, siis on tõsi, et hoiatavaid näiteid IT-süsteemide migreerimise ohtudest leiab nii meilt kui mujalt. Üks tuntumaid ning majanduslikku mõju kõrvale jättes ka kurioossemaid on kolme aasta eest Saksa tuntud magusatootjat Haribo tabanud tagasilöök, kui kontsern soovis oma ajuti isegi kaheksakümnendatest pärit süsteeme üle viia SAPi uue põlvkonna ressursiplaneerimise tarkvarale (ERP).

Üleminekuga kaasnenud tõrked ja ootamatused andsid tulemuseks selle, et suurtes supermarketites olid Haribo toodete riiulid tühjad isegi päevi. Olgu, tavatarbija elab ilmselt kummikommide lühiajalise defitsiidi üle või leiab asenduse. Kuid ettevõtte jaoks oli tegu katastroofiga – Haribo kuulsate Kuldkarude kummikommide müük kukkus 2018. aastal 25%!

Ilmselt pole keeruline ette kujutada seda õudu, mis valitseb igal ettevõtte tasandil, kui su põhilise toote (või ka teenuse) müügist kaob justkui sinust sõltumata asjaoludel neljandik...

Kahjuks ei ole tegemist üksiku näitega. Üsna hiljuti jõudis meiegi uudistesse info, et Suurbritannias on otsa saanud kartulikrõpsud. Ootamatult selgus, et põhjuseks ei olegi paljukirutud Brexit, vaid hoopis globaalse joogi- ja toidutööstuse hiiu PepsiCo tütarfirma IT-süsteemi uuendus. Ja eks neid kahjusid alles hakatakse kokku lugema.

Sarnane juhtum Eesti pangast

Sarnaseid pealtnäha anekdootlikke, aga tegelikult väga tõsiseid ja suure ohupotentsiaaliga näiteid leiab lähemaltki. Eesti IT-ringkondades räägitakse aeg-ajalt ikka juhtumist, kus ühe suure finantsvaldkonna asutuse IT-süsteeme korrastades leiti piltlikult öeldes laua alt vana arvuti, mille otstarvet keegi ei teadnud ega osanud ka tuvastada. Ning kui siis sel pealtnäha mitte millekski vajalikul arvutil juhe "välja tõmmati", halvas see sisuliselt valuutaoperatsioonid.

Need ja paljud teised samalaadsed näited teevad loomulikult igaühe muudatuste suhtes õigustatult ettevaatlikuks. Ent teisalt on tõsi ka see, et uuendusteta ei pääse, kuna ühel hetkel võib vana riist- või tarkvara su äritegevust tõsiselt häirima hakata või suisa rivist välja lüüa.

Eriti kui arvestada, et märkimisväärne osa uuendustest on tingitud turvalisusnõuetest – samamoodi, nagu me tasku- ja koduste seadmete regulaarsed tarkvarauuendused on kasutamismugavuse kõrval olulises osas seotud turvalisusega, on see ka ettevõtte vaatest nii.

IT uuendamisel kasud sees

Kuid turvalisusega võrreldes sama kaaluga on ka muud kasud, mida IT-süsteemide uuendamine annab. Taaskord telefonimaailmast paralleeli tuues – iga uuendusega tuleb juurde täiendavaid funktsioone ning elu läheb lihtsamaks ja mugavamaks. Pisut üldistades on ka keerukate IT-süsteemide puhul olukord võrreldav.

Kindlasti hoiad kokku aega IT-teemadega tegelemiselt. Saad hakata mitmeid protsesse juhtima senisest oluliselt kiiremini ning sagedasti ka avaneb võimalus teha täiesti uusi ärivõimalusi avavaid asju. Ning mis peamine – edukas uuenemine peaks kasu tooma ennekõike lõppkasutajale. Olgu selleks siis klient/koostööpartner, aga ka toodete-teenuste puhul lõpptarbija.

Eesmärgid ja tööplaan

Seega, kui ikkagi oled oma IT-infra kriitilise pilguga üle vaadanud ning tundub mõistlik, et uuendustest on pigem kasu kui kahju, siis vältimaks eeltoodud näidete moel või teisel kordamist, tuleks lähtuda viiest põhiprintsiibist:

• Kaasa juba algfaasis lõppkasutaja – IT töötab kasutajale, mitte ettevõtte juhile.

• Hinda ära mõjud ja riskid – mida rohkem osiseid, seda laiapõhjalisemat pilti on vaja.

• Koosta põhjalik tööplaan – määra ajaline horisont, mõõdikud ja vastutajad.

• Valmista ette varuplaan – varunda kõik olemasolev, kindlusta võimekus minna tagasi vanale platvormile ja ajahetke X või Y.

• Kommunikeeri igat etappi – info ettevõtte sisse, kliendile/partnerile.

Tehnoloogia arengu üks suuri paradokse on selles, et mida mugavamaks kõik kasutajale muutub, seda keerukamaks tehnoloogia ise läheb. Kui tuua taaskord paralleel argielust, siis veel paarikümne ja enam aasta eest oli ju meil kõigil kuskil mõni sugulane või naabri sõber, kes oskas kinnikiilunud akna või uksekäepideme käepäraste tööriistadega parandada. Aastal 2021 pole see aga ju mõeldav, et sa kruvikeeraja ja näpitsatega auto keskluku või elektrilised aknad korda teed.

Kõike on vaja ka dokumenteerida

Auto, aga ka paralleel on hea tegelikult ka laiemalt. Hea omanikuna kanname ju hoolt oma igapäevast liikumist hõlbustava sõiduki eest – vahetame rehvid, hooajaeelselt kojamehed, käime pesus, puhastame ja peseme.

Sama kehtib muidugi ka muude liikumisvahendite, jalgrataste, tõukside puhul. Aga "päris" hoolduse jätame ju spetsile, kes teeb, milleks õpetatud ning täidab sealjuures ka (elektroonilist) hooldusraamatut.

Sama loogika on ka meie äri igapäevast liikumist hõlbustava IT-ga. Sõltuvalt organisatsioonist on mõnel pool kõigeks selleks oma tiim, paljudes ettevõtetes aga välised partnerid. Aga põhitähelepanu on siin sellel, et kõik, mida ülesehitamisel ja hooldusel teed, on vaja dokumenteerida.

Ajastul, kui tark- ja riistvara uuendamine on kogu IT-ahela lõikes sisuliselt katkematu protsess, ei piisa enam seadme soetamise hetke kasutusjuhendist. Dokumentatsioon, mis annab võimaluse tagasi minna ükskõik millises ajahetkes ja ükskõik millises lülis toimunud muudatusse, on iga eduka muudatuse/ülemineku eelduseks.

Lõpp ei olegi lõpp

Viimaks – käes on hetk, kui kõik tundub olevat õnnelikult läbi. Sõltumata valdkonnast, kui uus "SAPi integreerimine" (kandku ta millist iganes kolme- või neljatähelist lühendit) tundub olevat õnnestunud ning esimesed päevad, nädalad või isegi kuud on tõrgeteta seljataga. On loomulik, et tekib kindlustunne, kui kõik läks plaanipäraselt, töötajad, kliendid ja isegi IT-tiim on rahul.

Kuid – ja see olgu juba tööplaanis sees – samavõrra oluline on tagantjärele hindamine. Seda mitte vaid linnukese pärast, vaid tõesti selleks, et kõik tehtu läbi analüüsida. Võta kõik koos võtmemeeskonna ja partneri(te)ga pulkadeks lahti, hinda õnnestumisi ja viperusi ning tee sellest ausad järeldused. Sest on enam kui kindel – sa käid selle tee varsti uuesti läbi. Aga nüüd juba targemana!