Töö maatrikstiimides kui vormelisõit – kuidas koostöö juhina tõeliselt toimima panna?
Maatrikstiimid on muutunud tavapraktikaks nii suurtes kui ka väikestes organisatsioonides. Need võivad tuua ettevõtte töösse palju paindlikkust, efektiivsust ja uuenduslikkust – juhul kui leitakse viis, kuidas eri maailmad üksteisega edukalt toimima panna.
Maatrikstiim tähendab seda, et töötaja kuulub projektipõhisesse või toote meeskonda, mis keskendub konkreetsele tulemusele, projektile või kliendile. Maatriksstruktuuri eelis on võimalus kasutada spetsialiste mitmes projektis korraga ja kaasata täpselt seda kompetentsi, mida on parasjagu vaja.
Minu ametis ei möödu päevagi, kui ma ei töötaks mõnes maatrikstiimis: kas neid juhtides või olles kaasatud oma ala eksperdina. Igapäevaselt oma enda tiimi juhtides tean oma inimesi, hingame ühes rütmis, oleme harjunud koos töötama ja ja teeme seda ühe kindla eesmärgi nimel. Maatrikstiimides on dünaamika aga teistsugune. Väiksemates projektides toimetavad koos 2–3 inimest, suuremates isegi kuni 15–20. Igaüks tuleb oma kogemuse ja taustateadmistega.
Millega peab arvestama maatrikstiimi tööd juhtides, et projektid sujuks ja ettevõetud eesmärgid tulemusi tooks?
Inimesed ei mõtle ega toimi ühtemoodi
Üks olulisemaid asju, mida kohe maatrikstiimi kokku pannes tuleks endale kui juhile teadvustada, on see, et ühe laua taga (või videokoosolekul) istuvad väga erineva mõttemaailmaga inimesed. Seal võivad koos olla kolleegid ärianalüütikutest, tootejuhtide, juristide ja turundus- ja kommunikatsiooniinimesteni välja. Sisuliselt kohtuvad täiesti erinevad mõttemaailmad, kes hakkavad töötama ühe kindla sihi nimel. Nad kõik vaatavad teemale peale enda vaatenurgast. UX-disainer keskendub sellele, kas toode või muudatus oleks kliendile kasutajamugavuselt hea, turundusspetsialistile on oluline, et klient tunneks end sõnumi kaudu puudutatuna, tootejuht hindab, kas projekt oleks äriliselt kasulik jne.Lisaks kuuluvad kõik need inimesed ka oma igapäevastesse tiimidesse, kus on erinevad töötempod, prioriteedid ja motivaatorid. Ma tean, mis motiveerib minu enda tiimi, aga ma ei pruugi ma teada, mis paneb silma särama maatrikstiimis osalejatel. Mõni ootab põgusat tagasisidet, kas tema töö sai hästi tehtud, teine aga tahab süvitsi minna ja mõista, mida tema roll ja panus annavad. Sellega tuleb juba eos arvestada, vastasel juhul põrkuvad iseloomud ja mõttemustrid kiiresti.
Hästi ettevalmistatud ja sujuv stardipauk
Maatrikstiimide koostöö võtmekohaks on hästi planeeritud avakohtumine. See on hetk, kui kardin läheb üles ja show hakkab pihta ning uuele projektile antakse stardipauk. Siin on oluline, et kõik projekti osapooled oleksid üheskoos, võimalusel füüsilises ruumis või ühes videokõnes.Sellel kohtumisel on maatrikstiimi juhi ülesanne selgitada oma ideed ja selle olulisust. Alustatakse nullpunktist, selgitatakse välja, mida me teeme ja mis on suur pilt, määratletakse, kuhu tahame jõuda ja millal, ning sõnastatakse selgelt, kes mille eest isikuliselt vastutab. Mõistlik on ka kohtumisel paluda peegeldada, kas kõik osalejad mõistavad, mis on ülesande sisu ja nende roll. Nii saab vältida kahetimõistmisi, sest inimesed kipuvad kuulma sageli just seda, mis nende jaoks parasjagu oluline on.
- Prioriteedid paika ja selge kommunikatsioon
Maatrikstiimide suurimaks väljakutseks on prioriteetide seadmine. Probleemid tekivad siis, kui inimesed ei tea, mille nimel nad töötavad või millesse panustavad. Seetõttu on ülioluline, et igaüks näeks, kuidas tema töö mõjutab kogu tiimi ja projekti tulemust. Kui prioriteedid on selged, mõtlevad inimesed märksa paremini kaasa ja tunnevad end vastutajana. - Pidev olukorra kraadimine ja dokumenteerimine
Pidev peegeldamine on tähtis kogu projekti elukaare vältel. Vajalik on mõista, kas kõik on ühel lainel ja kas kõik toimib. Näiteks võiks memo saatmine olla kohtumiste järgselt kohustuslik – see aitab uuesti kokku panna suure pildi ja üle kinnitada, kes millised ülesanded said. Samuti tuleks kohe kalendrisse leida uus kohtumise aeg ning kõigi järgmiste kohtumiste alguses korraks tagasi vaadata, kuhu jäime, millised kohad olid keerulised ja kas on midagi, mida tuleb muuta. - Kõiki tuleb kaasata
Juhi roll on tagada, et kõik oleksid vestlusesse kaasatud. Vastasel juhul jäävad tagasihoidlikumad kolleegid tagaplaanile. Olen ise olnud see vaikne inimene, kes ei kipu alati oma mõtteid välja ütlema, vaid kuulab pigem teisi. Samas on iga kohalolija panus vajalik. Ma ei tule kuulama enda mõtteid, vaid teiste omi. Just kellegi teise idee võib olla see kullaterake, mis projekti edasi viib. - Tagasiside andmine ja tagasiside küsimine
Nii nagu on oluline tugev stardipauk, on sama oluline ka projektile väärikas punkt panna. Küsin oma maatrikstiimidelt alati tagasisidet – kas töö oli hästi juhitud ja mida võiks järgmisel korral teha teisiti. See aitab protsesse parandada ja kogemust kasvatada. Samuti on mõistlik ka igale tiimiliikmele tagasisidet anda ning neid tänada. Kasutan oma praktikas ka võimalust saata tunnustav tagasiside edasi ka osaleja otsesele juhile, et maatrikstiimi tegevuse mõju jõuaks veel kaugemale.
Kindlasti ei ole üht õiget ega vale lahendust, kuidas maatrikstiimid tööle panna ja parimad lahendused sünnivad kogemuste kaudu ning alati saab paremini. Mulle meeldib luua paralleele vormelisõiduga, kus igaühe panus on millisekundi täpsusega välja arvutatud. Kui aastaid tagasi kulus vormelisõidus rehvivahetusele 20 sekundit kuni minut, siis täna tehakse see ära paari sekundiga. See nõuab laitmatut tiimitööd, kus iga liigutus on filigraanselt paigas. Insener, mehhaanik ja rehvivahetaja ei tööta kogu aeg ninapidi koos, aga nad suudavad ühe hetke nimel teha midagi, mis on meeskonnatöö meistriklass. Usun, et maatrikstiimi töös on rallimaailmast päris palju üle võtta – ühise eesmärgi nimel töötamise oskust, kus igal inimesel on ülioluline roll, mis mõjutab kogu projekti tulemuslikkust.
Greiti Keldu, Elisa lisaväärtus- ja finantseerimisteenuste tootejuht