Retro mõtteviis organisatsioonis on kaugel süüdlase otsimisest

Retro mõtteviis (mindset) on omane paljudele agiilsetele organisatsioonidele. Inimkeelde tõlgituna tähendab see seda, et toimides ettevõtte või tiimina valdkonnas, kus kohanemisvõime on saanud konkurentsieeliseks, on aeg juhtidele anda ka tagasivaate tööriistad. Need aitavad kiiresti muutuva väliskeskkonnaga toime tulla ning oma inimesed pidevatest muudatustest hästi läbi juhtida. 

Retro kui protsess omab juuri nii teadusliku eksperimenteerimise distsipliinis kui oluliselt nooremates IT arenduspraktikates (Scrum, Kanban, FDD, BDD, Crystal jne). Teatavas kombinatsioonis kasutatakse sarnast töövahendit ka iduettevõtete ärimudeli otsimise käigus - fail fast ehk eksi võimalikult varakult. Ent mistahes tiimijuhi või projektijuhi tööriistkastis piisab kõigist kolmest eelnevast inspireeritud, ent oluliselt õhemast ja paindlikumast lähenemisest - retro kui mõtteviis. 

Retro on suupärane lühend sõnast retrospektiiv kui tagasivaade. See on vajalik etapp iga projekti või töölõigu lõpetamsel. See on teadlikult võetud paus igapäevategevustest, et mõelda hetkeks tagasi:  
•    milles me õnnestusime, miks? 
•    milles ebaõnnestusime, miks? 
•    mida nendest mõlemast tulevikku kaasa võtame?  
•    mida teadlikult nüüd minevikku maha jätame? 

Retrot tasub läbi viia siis, kui esimesed emotsioonid - nii positiivsed kui ka negatiivsed - on jahtunud. Seega sõltuvalt projekti kestvusest, tasub seda teha, kas nädal või paar pärast aktiivse tegevuse lõppemist. Kõige paremaid tulemusi annab see, kui välja toodud küsimused kõigile osalistele ette saata ning neil on vähemalt nädal enne kohtumist / koosolekut aega, et oma mõtteid sõnastada või vormistada. 

Konfliktsemate olukordade puhul või ka päris esimestel kordadel, on mõistlik koguneda ühiselt ühte ruumi ning tegurid füüsiliselt üles kirjutada (nt post-it`e kasutades). Kogenumate või olemuslikult hajusate tiimide puhul toimib väga hästi ka jagatud fail (Excel, PowerPoint, Word vm).  

Tähelepanekud peavad olema lühikesed, konkreetsed ja konstruktiivsed, tänu millele võiksidki need imehästi sobida post-it’itele, sest ruumi romaani kirjutamiseks lihtsalt ei jagu. Iga teguri puhul peaks olema juures hinnang – kas tegemist on positiivse (+) või negatiivse (-) tähelepanekuga. 

Objektiivsus tähendab keskendumist tegevusele, mitte inimesele. Näiteks ei tooda välja: „Mati oli laisk“, vaid: „Mati poolt tähtaegadest mitte kinnipidamine tekitas töö kuhjumise teistes tiimides ning seetõttu palju ületunde ning hooletusvigasid“. Sealjuures on aus ka Mati nimi kirja panna juhul, kui probleemil oli ees- ja perekonnanimi. Andes retro käigus Matile võimaluse, kas viga tunnistada või avada sootuks oma vaatenurka, miks tema poolt välja käidud tähtajad ei pädenud. 

Füüsilises ruumis koos viibides saab sarnased tegurid kokku grupeerida, jagatud faili puhul saavad osalejad duubeldamise vältimiseks repliigina välja tuua, mis juba kirja pandust asjakohane tundus.  Oluline on minimaalselt enam „hääli saanud“ teguritele ühiselt konstruktiivsed ettepanekud kirja panna. Positiivsete puhul, mida teeme järgmisel korral samamoodi ning negatiivsete puhul, mida tahame teistmoodi teha. Ka need peavad olema sõnastatud lühidalt ning konkreetselt. 

Oluline on, et sõna saaksid kõik osalejad ning kehtima jääb lubadus ja kokkulepe, et teatud tähelepanekud “maetakse nüüd siia ruumi maha” ning neid laipasid edaspidi pahatahtlikult kaasa ei lohistata. Nii ei hakata Matile näiteks ette heitma, et talle ei saa selliseid ülesandeid anda, sest ta laseb kogu aeg kõik tähtajad ükskõikselt üle.  

Projekti- või tiimijuhi ülesandeks jääb tulevikku suunatud kokkulepetest teha konkreetne kokkuvõttev memo, mis kõigile osapooltele laiali saadetakse. Nii sellele retrole punkti panemiseks kui ka iga järgneva projekti alguses, meeldetuletuseks. 

Sedamoodi regulaarselt toimides õpivad inimesed ka päriselt vigadest ning õnnestumisest õppima. Olukorras, kus eile suurepäraselt toiminud lahendused ei sobi enam homsetele probleemidele, on kriitiline leida viis, kuidas kõigi tiimiliikmete emotsionaalselt intelligentset kapitali maksimaalselt hästi ära kasutada. Retro kui mõteviis sobib selle jaoks iga juhi tööriistakasti kui valatult!

Mailiis Ploomann, Elisa erakliendiüksuse juht, juhatuse liige