Kuidas virtuaaltöös kõige tõhusamalt oma tiimi toetada?

Kristina Judina, Elisa Eesti teeninduse valdkonna juht

Virtuaaltöö muudab juhtide töö kahtlemata väljakutsete rohkeks. Kui koroonapandeemia ligi kaks aastat tagasi algas, oli olukord kõigile uus. Kergem oli neil ettevõtetel, kes juba varem töötajatele kaugtööd võimaldasid – ühena vähestest Eestis kuulus nende sekka ka Elisa. Aga koroonapandeemia tõi hulganisti uusi väljakutseid ka meile.

Üheks suurimaks väljakutseks kujunes see, kuidas distantsilt oma töötajaid motiveerituna hoida. Tegelikult puudub juhil ju kontroll selle üle, mida töötaja kodukontoris teeb. Jah, numbrid ja tulemused on näha, aga mis on nende taga? Kas ta pingutab terve päeva tööd teha? Või vahepeal ikka puhkab ja peab lõunapausi ka? Enamik töötajaid püüavad olla väga iseseisvad, keegi ei taha laisk või rumal välja paista. Aga kuidas julgustada neid vajadusel ka abi küsima?

Kui küsisin töötajatelt, kuidas läheb, sain enamasti vastuseks, et kõik on okei ja korras. Aga kuidas saada aru, kas tal on päriselt ka kõik korras või ta lihtsalt ei taha rääkida, kui midagi on valesti?

Kuidas sul tegelikult läheb?

Tänaseks olen õppinud aru saama, kuidas tajuda, kui töötaja peidab oma emotsioone mul-läheb-hästi-maski taha. Alguses oli see distantsilt väga keeruline. Kui inimene ütleb, et kõik on hästi, ja näeb ka sedamoodi välja, siis võib arvata, et nii ongi. Aga kui mul juhina tekib kahtlus, et tegelikult on tal mingi mure, kas siis uurida edasi või jätta asi sinnapaika?

Mul on mitu viisi, kuidas aru saada, kui inimesel on midagi valesti. Esimene asi, mis näiteks minu klienditeeninduse tiimi juures muutub, on inimese kõned klientidega ja nende kõnede emotsioon. Selle järgi saan aru, kui töötaja pole enam vormis.

Teise nipina võin enda tiimist välja tuua meie ühised regulaarsed kohviminutid enne tööpäeva algust, kus me tööst tegelikult ei räägigi. Kui märkan, et keegi on seal üllatavalt vaikne, võin selle järgi aimata, et midagi on pahasti.

Kolmandaks on oluline märgata, kui töötaja hakkab rohkem pause võtma, teeb tööd vähem kui varem, töö mõõdikud hakkavad kannatama ja kvaliteet langeb. Sellises olukorras on nutikas mitte kohe alustuseks küsida, et miks sa tööd ei tee, vaid pigem uurida, kuidas tal üleüldiselt läheb. Kui otserünnaku asemel esmalt tausta avada, võib tuvastada kohad, kus töötaja võib abi vajada. Ja seda abi peab pakkuma! Isegi kui tiimis on iseseisvad inimesed, kes abi küsida ei oska ega taha, võib seda siiski vaja minna. Juhina on hea seda ise märgata ja abi pakkuda.

Kõige tähtsam on sellises olukorras töötajale selgitada, et teda ei kontrollida lihtsalt kontrolli pärast, vaid olukorra täpsustamiseks, enese harimiseks ja abi pakkumiseks. Lahkelt ja siiralt küsides saab ausamaid vastuseid, mis lubab mul mõista töötajate päris probleeme ja julgustab ka neid edaspidi vajadusel abi küsima.

Üheks tõsisemaks ohumärgiks on see, kui töötajad hakkavad haigestuma ning on sunnitud üha sagedamini haiguslehe võtma. Suure stressi olukorras võib inimese organism muutuda nii nõrgaks, et ta võib haigestuda ka väikseimast tuulekesest. Juhi töö on sellist stressi ennetada, et asjad mingil juhul nii kaugele ei läheks. Selleks on mitu võimalust.

Esiteks püüan mina tiimijuhina alati silmas pidada, et stressi ennetamiseks pean tegelema töötajatega proaktiivselt. Näiteks püüan erinevate positiivsete tegevustega tuju üleval hoida või siis annan mõnele töötajale rohkem vastustust, et ta tunneks end olulise ja väärtustatuna.

Praktika on näidanud, et kui töötulemused langema hakkavad, on tegu juba tagajärjega. See päris põhjus, miks asi kraavi hakkas kiskuma, on kusagil olemas ja tuleb üles leida. Aga lihtsam on asju mitte nii kaugele lasta. Sestap püüan hästi palju proaktiivselt oma tiimiga tegeleda, et probleemide tekkimist ennetada.

Teiseks on oluline mõista, et virtuaaltöös tekkivad mured sõltuvad paljudest teguritest, muuhulgas ka töötajate isikuomadustest. Aasta tagasi oleksin öelnud, et ekstraverdid vajavad virtuaaltöös rohkem tuge kui introverdid, aga tänaseks on elu näidanud, et tuge vajavad tegelikult kõik. Inimesed lihtsalt väsivad kaugtööst.

Veel keerulisem küsimus on aga see, kuidas ja mil määral virtuaaltööd tehes sotsialiseeruda. Ekstraverdid vajavad rohkem suhtlust ja nende puhul tuleb jälgida, et see oleks tagatud. Introvertide jaoks see nii kriitiline pole ning nende puhul tuleb pigem jälgida, et nad piisavalt sotsialiseeruksid, sest siis on neil hiljem lihtsam kontoritööle naasta. Vastasel juhul harjuvad introverdid oma koduses keskkonnas turvatundega liialt ära ja võivad suhtlusest võõrduda.

Millised isikuomadused aitavad juhil oma töötajaid aidata?

Selleks et teisi aidata, peab endal tass täis olema. Kui juht on väsinud ja ta silmad ei sära, ei tule ka tiimi motiveerimisest midagi välja, sest ta lihtsalt ei mõju usutavalt. Juht ise peab võtma vastutuse selle eest, et vormis püsida ja end laadida. Alles siis, kui juht on energiat täis, saab ta seda ka tiimile edasi anda.

Juht ei tohi olla allaandja tüüpi. Alati peab olema valmis, et kõik, mida sa ette võtad, ei toimi, kuigi sulle võib tunduda, et teed kõike õigesti. Oma vigadest tuleb õppida, nende tõttu ei tohi alla anda. Eksimatu pole meist keegi ning vigu tuleb juhtimise teekonnal ikka ette.

Juhi kuldaväärt isikuomadused on ka julgus ja kohanemisvõime. Juht võiks alati olla avatud muudatustele – ei tohi neid karta, vaid pigem näha neis uusi võimalusi. Minu tiim nii toimetabki: kus teised näevad probleeme, näeme meie võimalusi. Inimesed, kes seda oskavad, tulevad igast olukorrast võitjana välja. Virtuaaltöö on selle eriti selgelt esile toonud. Veel mõnda aega tagasi arvasin, et hea töötaja suudab oma tööplaani probleemideta päevade lõikes muuta. Täna leian, et ta peab seda tegema lausa tundidega. Kui kohe ei reageeri, oled hiljaks jäänud!

Hea stressitaluvus on samuti juhile hädavajalik. See võib kõlada klišeena, aga on endiselt oluline. Juht peab oskama oma stressi juhtida ja mõneti ka seda planeerida.

Mina näiteks planeerin stressi juba oma päevakavasse sisse. Ma tean ette, millal mul on pingelisemad tööpäevad, ning sätin neisse piisavalt ajavaru ootamatusteks. Nii teadvustan endale, et see tööpäev võib pisut pikemaks kujuneda. Kui peaksin kell viis töölt lahkuma nii, et töö ei saa tehtud, mõtlen pärast kodus ikkagi töö peale. See tekitab olukorra, kus ma tegelikult raiskan mõlemat aega – ei ole tööl efektiivne, ega saa ka puhata. Kui plaanin päeva kohe pisut pikemaks, saan hiljem rahuliku südamega koju minna, aga kui ootamatusi ei juhtu ja kauemaks jääda pole vaja, on mul iseenese jaoks nagu vaba tunnike maast leitud!