Kuidas suvel tiimiga midagi suurt ära teha (nii, et jõuaks ka puhata)?
Suvine töökorraldus pakub sageli tavapärasest rohkem paindlikkust, kuna rutiinseid töölõike on vähem kui muul ajal. Samas on see just seetõttu ka suurepärane aeg keskenduda mõnele konkreetsele projektile või eesmärgile ning viia koos tiimiga ellu midagi suurt ja ägedat.
Suvekuud annavad võimaluse töötempot veidi ümber mängida. Osa tiimist puhkab ning ka mahukamad teemad, nagu eelarve planeerimine või strateegiatöö, jäävad enamasti teistesse tööperioodidesse. Olen seda meelt, et tööd ei ole mõtet mõõta tagumikutundides. Kui asjad on tehtud ja tulemused liiguvad soovitud suunas, on igati mõistetav ilusaid suvepäevi nautida ning ajapaindlikud ülesanded vihmasesse päeva jätta. See eeldab muidugi paindlikkust ja agiilsust nii juhilt kui ka tiimilt.
Kuid suvi ei tähenda ainult vabadust töö korraldamisel. Hõredama graafiku ja vähesema argirutiini tõttu on see hea aeg pühendada tähelepanu ühele suuremale eesmärgile või projektile. Pealegi on paljudes töövaldkondades suvi parim aeg muudatuste või suuremate projektide elluviimiseks. Olgu selleks näiteks arendusprojekti reliis või mõni suuremahuline teenuse või toote lansseerimine. Need ettevõtmised kulgevad sageli sujuvamalt ja mõjutavad vähem näiteks teenuse toimimist, sest kasutuskoormus on väiksem või on klientide käitumisharjumused ajutiselt muutnud.
Selleks, et suunata kogu tiimi tähelepanu ühele konkreetsele eesmärgile või projektile, on vaja läbimõeldud plaani, korralikku eeltööd ning juhipoolset selget ootuste kommunikeerimist. Mida tasub silmas pidada?
Ootused ja eesmärgid aegsasti paika
Kui suveks on plaanis mõni suurem projekt või lansseerimine, on oluline see kogu tiimile varakult ja selgelt kommunikeerida. Juhi ülesanne on oma inimestega läbi rääkida, millele järgnevate nädalate või kuude jooksul keskendutakse ning milliste muude tööülesannete arvelt prioriteete seatakse.
Plaan võiks olla paigas juba aegsasti, et kõigil oleks võimalik oma töö- ja eraelu tegemistega arvestada. Näiteks arendustiimides on taoline tööplaani paika panemine loomulik protsess: tiim lepib ühiselt kokku, mida soovitakse teatud tähtajaks saavutada. Sama loogika kehtib ka teistes valdkondades. Selged eesmärgid aitavad hoida fookust ning annavad võimaluse regulaarselt kraadida, kas liigutakse soovitud tempos või tuleb käiku juurde lisada.
Ootamatusi tuleb alati ette, varu endale hea backup-plaan
Ootamatused ei küsi, kas parajasti on hea või halb rannailm. Seetõttu võiks juba varakult läbi mõelda, kuidas erinevates olukordades tegutseda. Paratamatult võib ette tulla erandlikke hetki, kus tuleb pöörduda töölt eemal viibiva kolleegi poole, sest kaalul on ärikriitiline küsimus või oluline tähtaeg. Selleks võiks juba enne puhkuseid kokku leppida lihtsad mängureeglid. Näiteks oleme oma tiimis palunud inimestel märkida kalendrisse, millal võib kedagi vajaduse korral tülitada: kollane tähendab, et inimene on vajadusel kättesaadav, punane aga seda, et temaga ei ole võimalik ühendust võtta.
Samas peab juht mõtlema ka sellele, kuidas inimese panust sellistes olukordades kompenseerida. Kui keegi tuleb puhkuselt välja, ei saa seda juhina pidada iseenesestmõistetavaks. Oluline on, et inimesed tunneksid, et nende valmisolekut hinnatakse. Nii püsib motivatsioon kõrgel ka siis, kui suveplaanidesse tuleb aeg-ajalt teha töö tõttu ootamatuid muudatusi.
Puhkamist ei tohi unustada
Ka siis, kui eesmärk on ambitsioonikas ja ajakriitiline, ei tohi unustada, et inimesed peavad saama puhata. Kui Lõuna-Euroopas ja ka meie põhjanaabrite juures puhatakse sageli kuu aega järjest, siis Eestis on tavaks jagada puhkus aasta peale laiali ning kõige valgemal ajal puhatakse pigem nädala või paari kaupa. See teeb intensiivsemate tööperioodide planeerimise mõnevõrra lihtsamaks.
Samas ei saa unustada, et inimesed suudavad lühiajaliselt töötada väga suure intensiivsusega, kuid mitte lõputult ega oma tervise arvelt. Kui vaim või keha hakkab väsima, peab juht oskama märgata varajasi signaale ning leidma võimalused, kuidas inimene saab taastuda ja puhata.
Seega kokkuvõttes ei pea suvi olema alati aeg, mis suuremad tööd sügisesse nihutab. Hästi planeerides võib see kujuneda hoopis perioodiks, mil sünnivad aasta kõige olulisemad tulemused. Kui eesmärgid on selged, ootused kokku lepitud ning juhid ja tiimid on valmis paindlikult töökorraldust kohandama, on võimalik ühendada tulemuslik töö ja suvest rõõmu tundmine.
Paindlikkus ei tähenda eesmärkidest loobumist, vaid oskust leida tasakaal töö, puhkamise ja ühise sihi vahel. Nii võib suve lõpuks avastada, et just vaiksem tööperiood osutus aasta kõige mõjusamaks ja miks mitte ka kõige põnevamaks.
Joosep Põllumäe, Elisa grupi meelelahutuslahenduste juht