Kui kaugtöö kipub innovatsiooni summutama – võta kontori kohvinurgajuttudest šnitti

Kõik ettevõtted on pidanud vähemal või suuremal määral viimase aasta jooksul kaugtööd tegema. Kui hajusa igapäevaeluga on saadud ühel või teisel viisil joonele, siis üsna levinud on ettevõtte juhtide mure, et uuenduslikke mõtteid ning innovatsiooni enam ei teki.

Konsultatsiooniettevõtte Boston Consulting Groupi poolt läbi viidud uuringu järgi on selle pärast mures 80% innovaatiliste organisatsiooni juhtidest. Tekkinud on arvamus, et see on kaugtöö väga suur puudus. Tegelikkuses näitab see, et siiani ei otsitud uuendusi ja innovatsiooni teadlikult, vaid need tekkisid lihtsalt inimeste igapäevastest vajadustest. Nüüd, kui inimesed töötavad hajusate tiimidena kodudes, kontorites või ükskõik millises meelepärases asukohas, ei teki innovatsioon iseenesest, kuid seda saab väikeste ettevalmistustega sama edukalt soodustada. See, et enam samamoodi ei saa, ei tähenda, et üldse enam ei saa. Kaug- ja hajustöö annab isegi mitu täiendavat eelist võrreldes kohvinurgaga. Tegevuste planeerimisel ei ole kohvinurk üldse halb mõttemall, millest lähtuda.

Kohvinurga õppetunnid

Peamine asi, mis kaugtöö ajal iseeneslikult ei teki, on spontaansed erinevate inimeste kohtumised. Kohvinurgast tasub šnitti võtta just selles osas, et seal saavad kokku igas mõttes väga erinevad inimesed. Pole erandlikud olukorrad, kus ettevõtte tippjuht ning klienditeenindaja satuvad ühel ajal kohvitassi taga vestlema. Sama kehtib ka kõikide teiste rollide kohta – insenerid, müügiesindajad, assistendid, turundusspetsialistid, tehnikud, juhid jne. Samuti joovad kohvi introverdid ja kõige suuremad ekstraverdid. Uuenduslikud mõtted saavadki tekkida, kui mingit teemat või väljakutset vaadatakse uudse nurga alt või tõmmatakse arutellu inimene, kellel on pakkuda ootamatust vaatest konkreetne kogemus või lahendus. Kohvinurk on sellisteks kohtumisteks ideaalne.

Teine ääretult oluline aspekt on, et kohvinurgas räägitakse kõikidel teemadel äärmiselt vabalt. Kitsaskohti kirjeldatakse julmalt ausalt. Kohvinurgas on kitsaskohtade illustreerimiseks kasutusel ka värvikad ja emotsionaalsed sõnakasutused, aga see aitab just probleemi olulisust rõhutada. Teiste loomupärane soov aidata ja nõua anda, lööb välja ning nii hakataksegi otsima lahendusi. Kuna koos on väga erineva tausta ja kogemustega inimesed ning valitseb vaba õhkkond, saavad tekkida nii hullumeelsed ideed kui ka uudsed lahendused.

Eesmärgipärane tegevus

Uuenduslike ideede leidmiseks tuleb kaugtööl võtta aega. Spontaansed kohvinurgad virtuaalsesse keskkonda üldjuhul ei teki. See annab aga võimaluse otsida uuendusi eesmärgipäraselt. Olgu sooviks tulude kasvatamine või mingi sisemise kitsaskoha lahendamine, siis sellistele väljakutsetele saab otsida lahendust kohvinurgast inspiratsiooni saades.

Mängime ühe väljakutse lahendamise eesmärgipärase, kuid kohvinurgast inspireeritud korralduse,  näitel läbi. Näiteks on eesmärk kasvatada konkreetse tooterühma tulusid. Sellises olukorras on hea anda ka rahaline suurusjärk, kus täna oleme ning kuhu soovime jõuda. Et vinti peale keerata ning saada kastist välja mõtteid, tasub läbi mängida nii reaalsem 5-10% stsenaarium, aga tuua lauda ka küsimus, mis saab siis, kui peaksime kasvama 100% või lausa 100 korda. Selliste esmapilgul absurdsete eesmärkide püstitamine aitab luua nii vabama õhkkonna kui tuua pilti ka täiesti uudseid ideid. Konkreetse eesmärgi püstitamine ning ka suuna andmine ongi võtmetegur eduka innovatsiooni loomiseks väljaspool niisama sotsialiseerumist. Kõikidel virtuaalsetel tegevustel peab olema eesmärk ning sellega seotud suunad ikkagi paika seatud.

Suundade vajalikkust illustreerin teise näite varal. Kui anda inimestele ülesandeks tuua 10 miljonit eurot lisakäivet, ja neid ei piira ükski tänane ärisuund, siis inimesed eksivad kõikidesse võimalustesse ära ning ei suuda ühtegi konkreetset alternatiivi pakkuda. Võrdluseks: võimalik on jõuda konkreetse tulemuseni juhul, kui 10 miljonit käivet on vaja juurde leida Eesti turul kasutades ära ainult tänaseid võimekusi ja oskuseid. Teine ülesanne on oluliselt keerukam lahendada, kuid tulemused on sellised, mille pealt on võimalik astuda ka reaalseid järgmiseid samme.

Kohtumise läbiviimine

Kui kohvinurgas toimub avatud suhtluses eneseregulatsioon, siis tasub uudsete ideede leidmiseks jälgida mõningaid reegleid.

Esmalt määra koosolekule vedaja. Tema roll on koordineerida, jälgida aega, anda kõigile sõna ning aidata üle ebamugavatest olukordadest – olgu selleks siis lihtsalt vaikusehetk või mõtte katkemine. Samuti tagab tema, et oleksid olemas edasised sammud ning kokkulepped.

Autoritaarsete inimeste mõju vähendamiseks seagi võimalikult absurdseid eesmärke, küsi korda mööda. Alustama peab alati kõige vaiksem ning ka mitte juhtival positsioonil olev inimene. Lisaks tuleb algul selgeks teha mängureeglid – nagu ajurünnakul ikka, tuleb kokku leppida, et ideede eest ei karistata jne.

Kes nüüd ütleb, et ei ole võimalik kasutada erinevaid mänge, märkmepabereid jne, siis kõikidele nendele on olemas tehnoloogilised alternatiivid. Tasub vaid googeldada seda sama tegevust, lisades ette märksõna virtuaalne. Proovi näiteks ingliskeelset otsingut:  virtual post it. Samas ei pea alati uut programmi kasutusele võtma. Täiesti vabalt võib kasutada ka tavalist paberit ja pliiatsit. Lihtsalt igaüks teeb seda enda asukohas. Kõiksugu ebamugavuse ja mittetoimivuse saab keerata huumoriks ning kasutada ära vabama olemise loomiseks. Tulemused saab kokku koondada koosoleku vedaja.

Kommunikatsioon projekti käigus

Tegelikult ei ole ükski innovatsiooniprojekt mitte midagi muud, kui see, mida nimigi ütleb – projekt. Kui on olemas idee ning see on korralikult formuleeritud läbi saavutatava eesmärgi, siis on vaja määrata projektijuht ning kokku panna projekt tervikuna.

Tootearenduse projektide omapära on see, et tagada tuleb väga kiire infovahetus erinevate osapoolte vahel, sest töö käigus selgus palju detaile, mis võivad mõjutada erinevaid tegevusi. Selleks peab projektijuht tagama regulaarsed update’id tiimiga ning seda sõltuvalt projektist kasvõi igapäevaselt. Teiseks peab olema võimalus kõikidel tiimiliikmete omavahel operatiivselt suhelda ning seda vajadusel ka ettevõtteväliste osapooltega. Meie erinevates projektidega on parimaks vahendiks osutunud veebivestlus ehk chat. Tegelikult ei olegi olnud oluline rakendus ise, oleme kasutanud erinevaid lahendusi ning loomulikult on inimestel personaalseid eelistusi, kuid meil on toiminud samavõrd hästi nii Slack kui ka Microsoft Teams.

Kokkuvõtvalt

Tegelikult on uuenduste juhtimist väga lihtne korraldada ka hajusalt töötades. Vaja on lihtsalt veidi planeerimist. Esmakordselt võib tunduda see keeruline või kummaline, kuid sellest aitab kõige paremini üle praktika. Kitsaskohti võib tekkida veelgi, aga nagu paljud ettevõtted ei kujutanud ette nii suurel hulgal inimesi töötamas kaugelt, siis ka kõik innovatsiooniga soetud väljakutsed on ületatavad ning kaugtööd ei ole mõtet tuua vabanduseks.  

Tee mõned lihtsad asjad:

1. Püsita võimalikult konkreetne lähteülesanne
2. Määra koosoleku läbiviija
3. Planeeri mõnusalt aega – 1,5-2 tundi on väga hea
4. Kaasa erinevad inimesed ja väljakutse omanik
5. Loo mugav ja avatud õhkkond
6. Lepi kokku konkreetsed järgmised sammud, vastutajad ning tähtajad.
7. Jälgi, et tehnoloogia toetaks