Kolm tiimi tujurikkujat argipäevas, mida märgata enne, kui tormiseks kisub

Ka kõige paremini kokkutöötaval tiimil võib aeg-ajalt pind maa all kõikuma lüüa. Selleks ei ole sageli palju vaja, piisab vaid väikestest ja pealtnäha märkamatutest teguritest, mis ühel hetkel saavad tujurikkujateks.

Muutused organisatsioonis ja kriisiolukorrad panevad iseenesest mõistetavalt koostöö proovile. Ent ka igapäevases argirutiinis on mitmeid tegureid, mis võivad isegi ülihästi toimivat tiimidünaamikat ajapikku mõjutama hakata, tagajärjeks tulemuste- ja motivatsioonilangus. Sageli ei tajuta, et katalüsaatoriks ei ole tingimata suurem taktivahetus, mille puhul on juba eos teada, et see võib inimeste hulgas kaasa tuua tormilisemad meeleolud. Samas on igas tormis alati tiimi jaoks ka uusi võimalusi. 

Juht ei ole mõttega kohal

Ingliskeelses juhtimismaailmas on tabav väljend „Leaders bring the weather“, mida võib parafraseerida õhustiku loomisena tiimis. Juhi suhtumisest ja käitumisest sõltub, milline on üksuse või osakonna sisekliima. Kui juht on varasemalt olnud tähelepanelik, suhtleb inimestega aktiivselt ning on mõttega tiimitöö juures, siis võib kannapööre meelestatuses või käitumises tekitada õigustatult tiimiliikmetes segadust ja küsimusi. Inimesed tajuvad, kui juht on küll füüsiliselt või virtuaalselt kohal, kuid ei panusta tegelikult kogu täiega.

Olenemata sellest, mis on juhi suhtlus- või käitumismustri muutuse taga, on vajalik tagada läbipaistev suhtluskeskkond. Juhid on samamoodi inimesed nagu kõik tema kolleegid, mistõttu on igati loomulik ja inimlik oma tiimiga võimaluste piires ja ausalt konteksti avada. Näiteks selgitadagi, et praegu on juhil töös või isiklikus elus väljakutse, mis vajab x aja tema tähelepanu. Oluline on samas siiski sõnumina välja saata, et juhi uks on alati oma inimestele avatud. See aitab maandada pingeid ja kustutab küsimärke inimeste peades. Siiski ei tohiks sellistest olukordadest saada uus normaalsus, vaid need peaks jääma pigem eranditeks.

Vaiksed lahkujad

Juhul või teisel võib tööhoogu (lühiajaliselt) maha tõmmata mõne tiimiliikme isiklik väljakutse või ajutine motivatsioonilangus. Tiim on tervik ja seda mõjutab absoluutselt iga ühe panus või tegevusetus. Kui keegi on demotiveeritud või äärmuslikumal juhul nn vaikne lahkuja, on sellel hind kogu koosluse toimivusele. Töötaja osaleb küll igapäevaselt tiimitöös, tõenäoliselt teeb n-ö miinimumprogrammi kaasa, aga ei anna endast parimat.

Siin on hooliva juhi roll igapäevaselt üldist meeleolu „kraadida“, märgata väiksemaid muutusi ja pühendada aega personaalselt igale tiimiliikmele. Selleks on meie organisatsiooni kogemuse põhjal üks tõhusamaid tööriistu 1-1 vestlused. See vestlusformaat toimib, kui juht ja töötaja leiavad regulaarselt ühise aja, et mõtteid peegeldada. Neljasilmavestlused, selle õhustik ja temaatika on juhile indikaatoriks, kui töötaja motivatsioon on langenud või tema panustamist mõjutavad ajutised eraelulised küsimused. Järjepidev suhtlus annab edumaa probleemide lahendamisel, kuna ei lase muredel kuhjuda ning võimaldab nii õhu kogu tiimis klaarimana hoida. Samuti on juhi jaoks vajalik pingelistes olukordades küsida ka kogu tiimi nägemust, kuna see peegeldab, kui kriitiline seis tegelikult on.

Läbimõtlemata rutiinid närivad ajapikku koostööefektiivsust

Nii töös kui ka eraelus on inimesed harjumuste usku. Märkamatult võivad osad rutiinid kesta aastaid, ilma et keegi neid muudaks või märkaks küsida, kas need tegelikult enam toimivad. Toon näiteks pikad ja sagedased koosolekud, mis näpistavad tiimiliikmete aega ja energiat ning võivad osutuda tõsisteks motivatsioonitapjateks. Kui koosolek on halvasti struktureeritud ja selge eesmärgita, tunnevad inimesed, et nende aega ei väärtustata. See võib kaasa tuua näilise kohtumisse panustamise, kuigi samal ajal tegeletakse millegi muuga või halvimal juhul jäetakse üldse kohale ilmumata. Kui juhil puudub selge nägemus oma tegevusest või ta kutsub kohtumisi kokku rapsides, võib see luua efekti, kus teda ümbritsevad inimesed muutuvad ebakindlaks ning sellega võivad kaasneda ka usalduse probleeme. Elisas oleme paljudes tiimides juurutanud põhimõtte, et kokkusaamise eesmärk ja agenda peavad olema juba kutses paigas. Nii on ootused ja igaühe roll selgem.

Ilmselt on igas organisatsioonis veel kümneid sarnaseid ajale jalgu jäänud töökorralduslikke tegevusi. Seetõttu on aeg-ajalt mõistlik koos tiimiga teha audit oma igapäevatööle ja rutiinidele. Arutada, kas midagi saaks teha teisiti, efektiivsemalt ja ajasäästlikumalt. Hinnata, millised liigutusi saab automatiseerida või ära delegeerida AI-le, et inimesed saaksid oma energia suunata väärtustloovale tegevusele. Juba väikesed ümberkorraldused võivad tiimi kokkutöötamist oluliselt parandada ning selle rahulolu tõsta. 

Tegelikult tasub teatud aja tagant kogu tiimisisesele tööle põhjalikum sisekaemus teha, sealhulgas läbi hekseldada ühised koostööpõhimõtted, veendumaks et kõik on ühel lainel. Tiim kasvab ja areneb järjepidevalt, mistõttu on ka selle dünaamika ajas varieeruv. Ka organisatsioon tervikuna ja selle suunad aja jooksul muutuvad ning on oluline, et inimesed neid arenguid mõistaksid ja nendega kohaneksid. Seetõttu ei saa lootma jääda sellele, mis kunagi oli. See, kes oli suurepärane juht viis aastat tagasi, ei pruugi tänaste oludega toime tulla, kuna organisatsioon ise või selle kollektiiv on vahepeal lihtsalt nii palju muutunud.

Kristina Judina, Elisa teeninduse valdkonna juht