Juhid hübriidtööst 2025. aastal: kokkusaamisel peab olema mõte ja eesmärk

Viimastel aastatel on paljud organisatsioonid hakanud ümber mõtestama oma hübriidtöö kokkuleppeid. On neid, kes läinud range kontoritesse tagasi naasmise teed, teised jällegi on leidnud paindlikumaid lähenemisi.

Elisa on sel aastal teadlikult uuendanud oma organisatsiooni hübriidtöö mudelit ja pulkadeni lahti võtnud, mis toimib ja mis mitte. Küsisime ettevõtte neljalt juhilt, millised hübriidtöö aspektid on nende tiimides sel aastal kõige rohkem väljakutseid valmistanud, mis on olnud suurimad üllatused ning millal on silmast silma kohtumised kõige kasulikumad. Mõtteid jagasid Elisa juhatuse liige ja erakliendiüksuse juht Mailiis Ploomann, Elisa teeninduse valdkonna juht Kristina Judina, Elisa sotsiaalmeediajuht Meril Kallasmaa ja Elisa Grupi Tech IT osakonna juht Villu Teearu.

Millised on olnud sel aastal peamised hübriidtöö väljakutsed sinu tiimis?

Mailiis Ploomann: Aasta alguses selekteerisime välja, milliste tegevuste jaoks sobib paremini füüsiliselt koos olemine ja mille jaoks online-keskkond. Nii mõnigi aga-see-on-ju-ilmselgelt-nii hüpotees osutus päriselus pettekujutelmaks.

Tänaseks oleme jõudnud niikaugele, et kui arutelu eeldab numbritesse süvenemist ning detailse analüüsi tegemist ehk vastust küsimusele MIS ja MIKS, on oluliselt efektiivsem online-keskkond (igaüks oma ekraani taga, endale sobivas ruumis-õhkkonnas). Samas kui arutelu keskmes on pigem KUIDAS-küsimus ning millised võiksid olla võimalikud alternatiivid edasi liikumiseks, siis mõjub ühine füüsiline ruum paremini. Seega, kui fookuses on ekraan, siis anname selleks aja ja ruumi. Kui fookuses on inimesed, võiks ekraane olla ruumis võimalikult vähe. Just nende kahe vahel õige logistika korraldamine on olnud kohati väljakutseline. :)

Kristina Judina: Kõige enam on esile kerkinud väljakutsed, mis puudutavad nii ühtse töötempo hoidmist kui ka tiimi ühtekuuluvustunnet. Kõige keerulisem on olnud leida ühist aega, mis sobiks kõigile. Hübriidne graafik tähendab, et inimeste elurütmid on väga erinevad ja ühiste kokkusaamiste planeerimine nõuab rohkem koordineerimist kui varem. Samuti on väljakutseks sidusa tiimitunde loomine ekraani vahendusel. Osa energiast, mis tekib päriselt koos olles, läheb virtuaalselt paratamatult kaduma. Lisaks tekib hübriidkohtumiste puhul alati ka küsimus: kuidas kaasata neid, kes osalevad kaugelt. Kui osa inimesi on ruumis ja osa videokõnes, on oht, et üle veebi osalejad jäävad tagaplaanile. Koosoleku kokkukutsujana peab seda pidevalt jälgima.

Ülioluline on tagada, et info liikumine oleks teadlikult läbi mõeldud. Kontoris kiiret infot jagades tuleb pidevalt jälgida, kas kõik, kes peaksid teemaga kursis olema, on infoväljas. Kõik need väljakutsed on pannud meid süsteemsemalt mõtlema, kuidas hoida tööprotsessid selged ja kõigile ühtviisi toimivad.

Meril Kallasmaa: Suuri väljakutseid ei ole olnud. Me oleme enda tiimis väga harjunud hübriidtööd tegema ning meil on välja kujunenud pigem toimivad praktikad. Kuna oleme paindlikke tööviise juba pikalt praktiseerinud, siis ilmselt on ka see põhjus, miks otseselt väljakutseid ei esine.

Villu Teearu: Hübriidtöö mudeli juurutamisel on peamised väljakutsed seotud selge kommunikatsiooniga. Näiteks kui on kokku lepitud, et koosolekud toimuvad üle nädala kontoris, peab see kindlasti kajastuma ka koosolekukutses, vastasel juhul kipub see detail ununema. Samuti on kaugtööperioodil vahel unustatud lisada kalendrikutsesse koosolekuruumi info. Üks masendavamaid näiteid hübriidtööst on olukord, kus minnakse küll kontorisse koosolekule, aga kohtumine toimub ikkagi Teamsis, kuna kõik teised on kodudes.

Minu jaoks isiklikult on suurim väljakutse hübriidkoosolekutel osalemine, kus osa inimesi liituvad kohtumisega ekraanide vahendusel, aga ülejäänud kutsutud on ühes ruumis koos. Hästi tavapärane on see, et kohapealsed osalejad „unustavad“ kaugemal olevad kolleegid, mistõttu on neil raskem arutelust osa saada.

Millal on silmast silma koostöö kõige tulemuslikum?

Mailiis Ploomann: Toon paar konkreetset näidet. Näiteks on meil erakliendiüksuse koosolekud alati füüsiliselt ühes ruumis ja erandina hübriidses vormis, kui keegi ei saa kohapeale tulla. Nendel koosolekutel räägime, kuidas meil läheb, millised on laual olevad olulised teemad ja millega keegi peaks arvestama. 1-1 vestluste puhul oleme kokku leppinud, et iga tiimiliige saab otsustada, kas ta eelistab kohtuda silmast silma või online´is. Väärtust loob just see, et ta saab ise valida ja see valik võib aja jooksul olla erinev. Pikemad poolaastavestlused peame alati ühiselt ja koos.

Kristina Judina: Kõige tulemuslikumad on silmast silma kohtumised strateegiliste teemade arutelude puhul või süvenemist vajavate analüüside ja kokkuvõtete tegemisel. Siis on vahetu dialoog ja spontaanne mõtlemine asendamatud. Samuti on füüsiline koosolemine eriti väärtuslik loovust ja otsuseid nõudvates tegevustes, kus ühes ruumis tekkiv energia aitab leida parimaid lahendusi. Näost näkku suhtlus on oluline ka tundlike teemade puhul, arenguvestlustes või muudes delikaatsetes aruteludes. Koos ühes ruumis olles tuleb siirus ja usaldus palju paremini esile.

Heaks näiteks väärtust loovatest tegevustest on ühised lõunad, mis aitavad luua ja hoida kontakti. Arenguvestlused ja infotunnid muutuvad vahetu suhtluse kaudu selgemaks ja inimlikumaks. Samuti pakuvad workshopid ja koolitused võimalusi koostööks ning aktiivseks osalemiseks. Lisaväärtust loovad ka ühised hooajalised tiimitraditsioonid, näiteks Secret Santa aktsioon jõulude ajal. Need aitavad tugevdada omavahelist sidet ja luua ühtset tiimikultuuri.

Meril Kallasmaa: Meie tiimis on silmast silma koostöö kõige tulemuslikum siis, kui leiame kalendris konkreetse päeva, kus meil kõigil on päriselt aega koos olla. On olukordi, kui tuleme kontorisse, aga meil on tiimiga koos vaid üks kohtumine ja ülejäänud aja toimetame eraldi. Kõige kasulikum ja toredam on siiski see, kui on koosolekutest vabam päev ja saame üheskoos rohkem ideid põrgatada ja mõtteid jagada ka koosoleku(te) väliselt.

Isiklikult tunnen, et on väga kasulik kokku saada üks ühele vestlusteks – siis on kogu vestlus palju vahetum. Samuti on väga tore, kui brainstormi kohtumised toimuvad silmast silma (nii väiksemate kui ka suuremate gruppides), sest minu kogemuse põhjal on need sellisel viisil tulemuslikumad ja inimesed on tegelikult rohkem kohal ning ideed lendavad kergemini.

Villu Teearu: Kohapeale kokku tulemise eelis on see, et kõik on mõttega kohal. Koosolekutel, kus kõigil tuleb sisendit anda, kuid mis ei pruugi olla kõige “põnevamad”, on fookuse hoidmine eemalt osaledes üsna keeruline. Nii lihtne on ekraani taga olles oma meilipostkasti ära kaduda. Ühes füüsilises ruumis koos on end kergem aktiivselt osalema motiveerida. Aeg-ajalt tasub kokku saada ka näiteks olukordades, kus on vaja teatud teemadega efektiivsemalt edasi liikuda. Kindlasti on oma koht ka kohvinurga juttudel.

Ja lõpetuseks, mida üllatavat oled enda kui juhi jaoks sel aastal hübriidtöö juurutamisel õppinud?

Mailiis Ploomann: Inimesed töötavad ja on produktiivsed väga erinevalt. Sõltumata ametist või valdkonnast on inimesi, kes armastavad mõelda vaikuses ja on neid, kes on produktiivseimad sumina keskel. Lisaks olen avastanud, et meie elus on kohati liiga palju ekraane – me peame õppima teatud kohtumistel ekraane vähendama, et need kokkusaamised ka päriselt meile väärtust looks.

Kristina Judina: Kõige üllatavam on olnud see, kui teadlikku juhtimist hübriidtöö tegelikult nõuab. Osa tiimiliikmetest vajab rohkem struktuuri ja rutiini, teised töötavad kodus oluliselt tõhusamalt, ning ka meie enda valdkonnas on eri tiimides erinevad kokkulepped. Ühtekuuluvustunne ei teki ekraani vahendusel automaatselt, mistõttu tuleb seda teadlikult kujundada kohtumiste, ühiste rutiinide ja päriselt ühendavate tegevustega. Vahel võib väike, ent sihilik füüsilises ruumis kohtumine anda üllatavalt suure efekti, näidates, et sagedusest olulisem on eesmärgipärasus. Kindlasti tuleb õppida ka märkama detaile tiimiliikmete meeleolus, mis võivad ekraanide varju jääda, olgu selleks siis väsimus või motivatsioonilangus.

Sel aastal olen õppinud, et hübriidtöö juhtimine on kombinatsioon selgusest, paindlikkusest ja inimeste päriselt kuulamisest. See tasub end ära, kui tiim tunneb, et mudel toetab, mitte ei takista. Ja kui seda teha üheskoos, pidevalt kraadida inimeste rahulolu, küsida tagasisidet, siis on võimalik ka koos õnnestuda.