Joosep Põllumäe: kes tegelikult sinu kalendrit kontrollib?

Suuremas organisatsioonis töötades on kalender püha ning määrab üsnagi täpselt ära selle, millega konkreetsel päeval tegeletakse – kui kalendris midagi kirjas pole, siis pole seda olemas. Kuigi koosolekute ning konkreetsemate tegevuste puhul on kalendri pidamine ning haldamine üsnagi lihtne, siis mida juhtivamaks ja vastutusrikkamaks muutub ametikoht, seda olulisemaks muutub ka iseendale oma kalendris aja leidmine ning kalendri süsteemne ja detailne täitmine, räägib Elisa valdkonnajuht Joosep Põllumäe.

Väiksemates ettevõtetes võib kalender küll olla midagi, mis tegevusi toetab, kuid mis pole ilmtingimata kriitilise tähtsusega – vajadusel saab üle toa hõigata, et välja pakutud aeg tegelikult ikkagi ei sobi ning asjad saab mugavalt ümber tõsta. Kui tegemist on aga killuke suurema organisatsiooniga, kus koostööd peavad tegema kümned ja kümned inimesed, kelle kõigi töölaud on täidetud laia hulga teemadega, langeb igale inimesele kohustus oma aja eest ise seista.

Viiekümne või enama töötajaga ettevõttes tavaline, et kohtumised lisatakse kalendrisse ilma eelneva kinnituseta ehk kui ühele koosolekule peab kokku tulema kümme inimest, siis leiab korraldaja kõikide vajalike osalejate kalendrist sobiva augu ning pistab koosoleku sinna. Kui keegi plaanis sellel ajal aga tegeleda millegi muuga – minna lõunale, koera jalutama, tutvuda materjalidega või teha midagi hoopis muud – siis on olukord hapu ning võib päädida sellega, et ühe inimese halva ajakorralduse tõttu tuleb kõik ümber tõsta, või jääb kellelgi mõni oluline asi tegemata, kuna planeeritud vaba aeg nopiti kohtumise poolt ära.

Eelnev on vaid üks näide nigela kalendrihalduse probleemkohtadest, kuid ilmestab siiski pilti selgelt – mida rohkematel kohtumistel on vaja kellegi kohalolu, seda kriitilisem on haarata kalendri üle kontroll veel enne, kui keegi teine seda teeb. Eriti oluline on see juhtivate ametikohtade puhul, kus koosolekutel viibimine on küll lõviosa tööst, kuid kus on vaja leida aega ka administratiivsete ülesannete täitmiseks, materjalide ette valmistamiseks, materjalidega tutvumiseks või kirjakasti backlogi likvideerimiseks.

Niisamuti on korrektne kalendrihaldus oluline õige tasakaalu saavutamiseks. Kui ettevõttes on levinud paindlik tööaeg, puuduvad kindlad lõunaajad või töötavad osad inimesed ka nädalavahetustel, on lihtne jääda ilma kriitiliselt olulistest puhkemomentidest, kui nende jaoks pole juba eos kalendris aega ära broneeritud. Nii nagu on palju teha kõikidel teistel, on palju teha ka konkreetset koosolekut kalendrisse lisaval inimesel – kui ta näeb sobivat vaba auku, siis sinna ka koosolek sokutatakse, kontrollimata seda ümbritsevat.

Selleks, et tagada piisav tasakaal, aeg kõige olulise tegemiseks ning sujuv töörütm, tasub kalendrihalduses järgida parimaid praktikaid ning üldiseid viisakusreegleid.

Broneeri endale aega

Kui tööspetsiifika nõuab palju koosolekutel käimist, võib kiirelt jõuda punkti, kus päev on ilma ühegi pausita täidetud erinevate koosviibimistega. Mõne ajal võib küll olla aega õrnalt teha ka midagi muud – näiteks sirvida poole silmaga meile – kuid keskendumist vajavat tööd sellises keskkonnas teha ei saa. Sestap tasub rakendada praktikat, kus kalendrisse ei lisata vaid kohtumised teistega, vaid ka iseendaga.

Enda aja broneerimiseks on erinevaid lähenemisi ning olenevalt tööst ja konkreetsest ettevõttest võib kasutada neist vaid üht või segu mitmest. Üheks kõige levinumaks lähenemiseks on endale igaks päevaks broneerida mingi hulk tunde keskendumisaega, mis ei ole seotud konkreetse teema või konkreetse ülesandega. Näiteks võib selleks olla iga päev neljast-viieni, et enne tööpäeva lõppu meilid läbi käia, kõigele päeva jooksul juhtunule peale vaadata ning vaikselt järgmiseks päevaks ette valmistuda.

Osades organisatsioonides võib iga päev sama aja kinni hoidmine olla aga keeruline, kuna vastasosapooltel võib see olla regulaarselt ainus vaba aeg. Sellistel juhtudel võib kaaluda igaks päevaks erinevateks aegadeks keskendumisaja eraldamist, või lasta ajal nädalate kaupa roteeruda. Niisamuti on konkreetne eraldatava aja hulk tugevalt sõltuv tööspetsiifikast ning kui kõik olulise koosolekutevälise saabki tehtud poole tunniga päevas, siis tasubki aega just nii palju koos väikese reserviga eraldada.

Selle lähenemise puhul on oluline regulaarsus ning võimalusel võib ajad endale juba aasta alguses terveks järgnevaks aastaks kinni panna. Vajadusel saab neid küll siia-sinna liigutada, kuid tulgu mis tuleb, võib alati kindel olla, et igas päevas on vähemalt veidi aega tegeleda kõige jooksvaga.

Pikemalt ettebroneeritud aegade kõrval ei tasu karta ka jooksvalt endale aega eraldada. Kui kutsud kokku tunnise koosoleku, siis märgi ennast vajadusel hõivatuks ka pool tundi enne seda, et saaksid täielikult ette valmistuda. Kui vajad pärast üks-ühele kohtumist aega sissekande tegemiseks, siis märgi ka see kalendrisse ära. Kui aga tead, et varsti on algamas uus projekt, mis vajab eeltööd, siis lisa endale kalendrisse täpselt nii palju isiklikke broneeringuid kui vaja läheb – mida varem seda teha saad, seda suurem on tõenäosus, et koosolekutest on vabad just need ajad, mida ise soovid.

Sõltuvalt töökorraldusest tasub kalendrisätetes paika määrata ka oma töötunnid, panna esimesel võimalusel kirja puhkused ning panna kinni ajad lõunapausideks.

Regulaarsetel koosolekutel peab olema omanik

Ei ole haruldane, et suurem osa kalendrist on täidetud regulaarsete koosolekutega – olgu need igapäevased töödekoosolekud, iganädalased analüüsikoosolekud või igakuised tagasivaatekohtumised. Kuigi regulaarsetel koosolekutel pole iseenesest midagi häda, siis on kriitiliselt oluline, et neil ka päriselt mingi eesmärk oleks. Mõttetult pooleks tunniks kokku tulemine on aeg, mida oleks saanud kasutada hoopis sisukamalt.

Seetõttu tasuks nii oma meeskonnas kui ka organisatsioonis laiemalt luua kultuur, kus igal regulaarsel koosolekul on omanik. Selleks inimeseks on tavalise see, kes koosoleku kalendrisse lisas ning tema ülesandeks on enne igat toimumiskorda kindlaks teha, et kohtumisel on midagi rääkida, sinna on kutsutud õiged inimesed ning et selle jaoks on eraldatud piisavalt aega. Selge omanikuta koosolekud võivad hakata kiirelt inimeste kalendreid ummistama, sestap on oluline, et keegi nendega pidevalt tegeleks.

Regulaarsete koosolekute puhul tasuks ka igal kutsutud inimesel mõelda, kas see broneering tema kalendris on tõepoolest vajalik. Kui tundub, et pigem on tegu teemaga, mis ei ole temaga otseselt seotud ja ei vaja tema kohalolu, tasuks koosoleku korraldajaga teemat põgusalt arutada ning vajadusel regulaarne ajaröövel oma kalendrist minema likvideerida.

Mõista prioriteetsust

Erinevatel teemadel on erinev kaal ning igast kalendrist võib leida midagi olulisemat ja midagi vähemolulist. Kuigi kalendrit võib ülima täpsusega pidada, on vältimatud olukorrad, kus aeg-ajalt tuleb midagi ümber tõsta ning leppida, mõni teema sõitis teistele vahele. Seejuures tuleb aga objektiivselt mõista, mis trumpab mida ja mis vajab konkreetsel hetkel tähelepanu enim.

Kattuvate kohustuste tekkimisel on iga inimese ülesandeks välja mõelda, mis on praegusel hetkel olulisem. Kui kalendrisse lisati ülefirmaline infohommik, mis kattub meeletult olulise kliendikohtumisega, tasub ilmselt oma kalender jätta muutmata ning leppida sel korral infokoosolekust ilma jäämisega. Kui aga kalender ütleb, et homme kell kolm tuleks lugeda viimase nädala uudiseid, aga samale ajale potsatab meeletu tulekahjuga seotud kohtumine, on ilmselt mõistlik asjad ümber mängida ja lasta vahele olulisem teema.

Oluline on osata õigel hetkel öelda “ei” ning sobival hetkel järgida kaine mõistuse põhimõtteid. Kalender on küll püha, kuid paindlikkust ning üldist austust ei saa täielikult unustada.