Juht peab oma töös leidma efektiivsust
Juht peab oma töös leidma efektiivsust: väikesed võtted, mis annavad suure kasu
Juhtide tööpäevad on harva vaiksed ja rahulikud, mistõttu on efektiivne ja teadlik tegutsemine sageli ainus viis kõige vajaliku tehtud saamiseks. Efektiivsus ei tähenda aga pelgalt rohkemate ülesannete täitmist, vaid töö juhtimist viisil, mis suunab energia ja aja õigetele asjadele. Sageli ei eelda see suuri muudatusi, vaid väikeste põhimõtete ja teadlike harjumuste järgimist, mis hakkavad aja jooksul andma märgatavat tulemust, kirjutab Elisa teenindusvaldkonna juht Kristina Judina, jagades oma efektiivsusvõtteid.
Üks sellistest lihtsatest, ent mõjusatest võtetest, on ebameeldivate ülesannete lahendamine esmajärjekorras. Kui mõni teema jääb kuklasse tiksuma, hakkab see varjutama kogu päeva. Iga vaba hetk täitub väikeste ja kiirete tegevustega, mis loovad küll tunde, et töö liigub, kuid tegelikult jääb kõige tähtsam asi endiselt tegemata. Kui see “jube asi” aga kohe – aasta, kuu või nädala alguses – ära teha, laabub ülejäänud päev sageli selgema pea ja parema rütmiga.
Samas ei seisne efektiivsus ainult tööde järjestamises, vaid ka oma energia teadlikus juhtimises. Kui kellegi puhul on aju kõige värskem hommikuti, tasub keerulisemad ülesanded ajastada just sinna – analüütiline töö, põhjalikumad materjalid, strateegilised arutelud. Hilisemad tunnid sobivad paremini suhtluseks ja koosolekuteks. Sama kehtib ka vastupidisel juhul – kui oled pigem hommikune suhtleja ja pärastlõunal suudad süveneda, tasub päev vastavalt üles ehitada.
Planeeri ette, planeeri targalt
Planeerimisel aitab aga palju ka puhvri jätmine ootamatusteks. Kalendrisse on mõistlik jätta spetsiaalseid aegu, kuhu vajadusel mahutada kriisiolukordi või kiireloomulisi ja spontaanset tegutsemist nõudvaid ülesandeid. Kui selline aeg on olemas, ei tähenda iga ootamatu küsimus kogu päevaplaani lagunemist. Sama kehtib ka oma tööde jaoks aja broneerimise kohta – isiklikud tööülesanded ja meilidele vastamine ei tohiks jääda kohtumiste varju.
Niisamuti tasub meeles pidada, et juhtidel, kes planeerivad oma nädalat juba eelmise nädala lõpus, on uus töönädal sageli rahulikum ja fookus selgem. Esmaspäeva hommikul saab kohe alustada, mitte kulutada aega järje leidmisele.
Tõhus ajaplaneerimine ei piirdu ainult isikliku kalendri juhtimisega, vaid hõlmab ka selgeid kokkuleppeid meeskonnaga. Näiteks tasub varakult kokku leppida, kuidas käitutakse olukorras, kus mõni oluline kohtumine tuleb ümber tõsta. Kui meeskond teab, et muudatusi tehakse vaid mõjuval põhjusel ja viimases hädas, aitab see hoida usaldust ja tunnet, et nende ajaga arvestatakse.
Pausid ei ole ajaraisk – need loovad võimekust
Efektiivne juht teab ka seda, et energiat tuleb teadlikult hoida. Pausid ei ole ajaraiskamine, vaid vajalik investeering – ilma nendeta kaob päeva lõpuks võime langetada häid otsuseid või pidada keerulisi vestlusi. Seejuures tasub ka meeles pidada, et inimeste töörütm on erinevad: osad eelistavad intensiivset pikka töölõiku ja siis pikemat pausi, teised väiksemaid sprinte, mille vahel on puhkehetked.
Samamoodi on normaalne ja isegi tark abi küsida, olgu see meeskonnalt või oma juhilt. Keegi ei eelda, et juht peab kõike üksi lahendama, ja sageli sünnivadki parimad lahendused ühiselt arutades.
Ära ei tasu ka unustada, et pole midagi haruldast selles, et töölainele jõudmine nõuab pingutamist, eriti pärast pingelisemaid perioode. Hea on selle tarbeks luua enda jaoks rutiinid, mis treenivad aja jooksul keha õigesti häälestuma – näiteks teha kindlat tüüpi tööd kindlates kohtades, mingeid ülesandeid alati peale teisi ülesandeid, mingite ülesannete järel premeerida end millegi kindlaga või teha teatud tegevusi ainult kindlatel aegadel.
Efektiivsed tööviisid ei teki iseenesest. See on harjumuste kogum, mis kujuneb aja jooksul ja peaks muutuma loomulikuks osaks tööpäevast. Väikesed, ent läbimõeldud nipid annavad selgust, vähendavad stressi ja toovad paremaid tulemusi – nii juhile kui ka kogu organisatsioonile.