Valitse oma aega: nutikad strateegiad uueks tööhooajaks

Sügisene tööhooaeg on täies hoos ning puhkusejärgsed tegemised tasapisi argirütmi loksunud. Enne intensiivset perioodi tasub teha oma ajakasutuses sisekaemus – mõelda, kuhu aeg kulub ja kuidas saaks tööd nutikamalt teha. Tark ajajuhtimine aitab keskenduda olulisele, hoida tasakaalu ja jätta ruumi ka endale – olla oma aja perenaine või -mees.

Oma aja juhtimine ei seisne pelgalt selles, kui palju me jõuame teha, vaid hoopis selles, kas teeme õigeid asju. Nii on produktiivsus teadlik valik ja süsteemne mõtlemine, mis aitavad eristada olulise ebaolulisest. Kui suudame oma mõtlemist treenida ja aju teadlikult suunata prioriteete selekteerima, tekib arusaamine, mis annab tööle tõelise väärtuse. Algava tööhooaja eel võiks korra maha istuda ja analüüsida oma ajakasutust. See tegevus ei eelda suurt ajakulu, aga võidab sulle tulevikus väga palju aega.

Suur mõju on juba järgmistel väikestel sammudel:

Analüüsi, kuhu aeg tegelikult kaob

Märka ja pane tähele, kuhu minutid ja tunnid päriselt kuluvad. Kirjuta see jooksvalt üles või kasuta mõnd ajamõõtmise programmi-äppi. Oluline on, et kaardistaksid ära, millised tegevused võtavad märkamatult suure osa su ajast. Mõistlik on ka päeva lõpus teha kokkuvõte, mis läks plaanipäraselt ja mis mitte ja mis muutub selle tõttu, et kõik ei läinud nii nagu soovitud. Pahaaimamatult kipume takistusi utreerima ja sageli kulub rohkem aega muretsemisele kui ülesande tegelikule lahendamisele. Aja kasutuse teadvustamine aitab kaotada korduma kippuvad ajaraiskajad.

Struktureeri oma aega ja grupeeri sarnased tegevused ühte päeva

Kui töötempo on kiire, kohtumisi ja koosolekuid palju, võiks võimalusel sarnased tegevused kokku koondada ühte päeva. Näiteks kui töö iseloom on hübriidne ning töötatakse mitmes asukohas, on mõistlik planeerida nii, et grupiarutelud või kohapeal olemist vajavad tegevused jagatakse kalendris samale päevale. Süvenemist nõudvad ja individuaalsed töölõigud aga muule ajale. Alati pole see loomulikult võimalik, aga seda saab edukamalt rakendada, kui tiimis on selged hübriidtöö kokkulepped ehk ka töökaaslasega koos on läbi mõeldud, kuidas koos töötamine kõige paremini sujub.

Õpi endale aega võtma ja konstruktiivselt „ei“ ütlema

Aega ei teki kunagi iseenesest juurde. Andes juhtohjad käest, võid end peatselt leida tupikust, kus kalender on triiki koosolekuid täis või projektid kasvavad üle pea. Siin aitab see, kui enese jaoks lahti mõtestada, kas teised võtavad minult aega või mina jagan oma aega.

Sageli määrab edu mitte see, mida lisame oma päevakavasse, vaid see, millest otsustame loobuda. Tark ajaplaneerija julgeb öelda ei, ent see ei tohiks viia libedale teele. Ei-l ja ei-l on vahe ning keeldumine peab olema alati konstruktiivne, mitte pelgalt vastumeelsus mõnele ülesandele või ettepanekule.

Hakka prioritiseerima, päriselt

Eelmise punktiga käib tihedalt ühte sammu oskus prioritiseerida. Üks lihtne tööriist on Eisenhoweri maatriks, mis jagab ülesanded nelja kategooriasse: ülesanded, mida teed esimesena; ülesanded, mille planeerid hilisemaks; ülesanded, mida delegeerid; ülesanded, mida ei tee üldse. Seejuures võiks enda jaoks ausalt ka läbi mõelda, kus on sinu jaoks perfektsionismi piir ehk mida pead oluliseks, mida mitte ja kus teed järeleandmisi.

Ja veel – sellise inventuuri võiks teha nii töö- kui ka eraasjades, mis on pea alati omavahel tihedalt põimunud.  Kui tööl käib kõik joonlaua järgi, aga koduses ajakasutamises valitseb kerget viisi kaos, võttes kõik enda kanda, julgemata delegeerida või abi paluda, ei hakka tõenäoliselt ka tööülesannete lahendamisel ajakasutus paranema. Tasakaalu hoidmine töö- ja vaba aja vahel on teadliku ajajuhtimise tuum – ainult nii saad päriselt olla oma aja juht.

Kaija Teemägi, Elisa personaliüksuse juht