Tants ümber palava pudru ehk Kuidas viia hübriidtöö sõnumid veenvalt töötajateni?

Paljude kommunikatsiooni ja tööandjabrändingu tiimide töölaual on juba kuid põnev väljakutse – hübriidtöö kommunikatsioon. Kuidas õiged sõnumid õigel ajal organisatsiooni siseklientideni ehk töötajateni viia?

Viimase aasta jooksul on olnud palju näiteid, kuidas üks või teine organisatsioon hübriidtööteemalist kommunikatsiooni planeerib. Paraku saab kiirustades ning põhjalikult läbimõtlemata ja ettevalmistamata tegutsedes, väga palju valesti minna. Ja omajagu on läinud ka, nagu saame meediast lugeda. Valdavalt käib paljuski tants kontorisse tagasi pöördumise ümber, mis on loonud sõnumimüra ja tekitanud inimestes hirmu, et nad jäävad millestki väga heast nüüd ilma. 

Ka Elisas on hübriidtööteemad olnud mõnda aega laual. Otseselt pole selles midagi uut, sest kaasaegsete tööviiside edendajana otsime kogu aeg, kuidas saaks targemalt tööd teha. Kuigi kaugtöö ja virtuaalsed töövormid on väga efektiivsed, näeme, et silmast silma kokkusaamistel on endiselt oluline roll, et tugevdada sidusust ettevõttega ja tiimides, soodustada loovust ja hoida organisatsiooni kultuuri. Lisaks oleme ettevõttena palju kasvanud ning meil on grupi tasandil hulk erinevaid ettevõtteid. Seetõttu tunneme, et vajame ühtseid hübriidtöö põhimõtteid. Seega räägime praeguses kontekstis Elisa näitel uue ja mõtestatuma hübriidtöö mudeli loomisest –  kuidas kaug- ja füüsilises keskkonnas tööst ehk nendest kahest maailmast võtta parim. 

Toon välja neli olulist punkti, mida hübriidtöö kommunikatsioonis jälgida tasub:

1.    Ettevalmistuseta kannatab kommunikatsiooni kvaliteet
Muutused ei meeldi tavaliselt esimese hooga kellelegi. Need vajavad harjumisaega. Ühises füüsilises ruumis (näiteks kontor) töö osakaalu suurendamine on teatav ja tajutav muutus tööelus. Meile meeldivad sissetöötatud asjad ja kui keegi tuleb neid kõigutama, siis on see alguses ebamugav ja tekitab vastuseisu. Õli valab tulle ka see, kui keegi tegelikult ei selgitagi, miks mingeid samme astutakse – see on üsna levinud viga, mida organisatsioonides tehakse.

Hübriidtöö vajalikkust või sellega seonduvat muudatust ei lahenda üldkommunikatsiooniga. Üleorganisatsiooniline infokiri, e-mail tegevjuhilt või postitus personalijuhilt ettevõtte sisekanalites pole piisav. Seetõttu, enne kui lähed sõnumitega välja, veendu, et oled teema enda jaoks läbi mõelnud, riskid kaardistanud, oskad põhjendada ja selgitada lihtsasti ja mõjusalt. Ülioluline on selle kommunikatsiooni juures haarata kaasa kõik juhid, et just nendest saaksid peamised teema inimesteni viijad.

2.    Loo kontekst ja selged sõnumid
Valesti kommunikeeritud või läbimõtlemata sõnumiga võib endale kergesti jalga tulistada. Edasi on juba väga keeruline kuulajate usaldust taastada ja tähelepanu võita. Isegi kui sõnum on lihtne (näiteks: hakkame rohkem kontoris käima), on ülioluline luua ka kontekst ja argumenteerida, miks selline teema organisatsioonis parasjagu päevakorral on. Kui see lüli jääb kommunikatsioonist välja ja sõnum viiakse kohale lakoonilise ülevalt alla juhtkonna otsusena, ei saavuta see oodatud eesmärki. See kasvatab ebavajalikku pinget ning tekitab vaid küsimärke juurde. Inimesed lihtsalt ei mõista, et kui töö saab ka eemalt tehtud, siis miks peaksime nüüd kontorisse tulema. See tuleb neile põhjalike argumentidega lahti selgitada.

3.   Vali õiged ja inspireerivad sõnumitoojad
Muudatused tööelus puudutavad iga töötajat ja iga tiimi. Kõik tiimikooslused on oma nägu ning oma inimesi tunnevad kõige paremini nende juhid. Nad on ka esimesed, kelleni jõuab töötajate tagasiside, mured ja rõõmud. Otsesed juhid saavad muudatuste sisu oma tiimides avada, selgitada, kust selline mõte on tulnud ja miks me sellest täna räägime. Kõike seda inspireerivalt ja tiimi dünaamikat ja hingeelu teades-tundes.

4.    Kaasa töötajad
Kõige olulisem on kogu protsessi vältel kaasata aruteludesse ka töötajad. See annab võimaluse luua konstruktiivset diskussiooni, saada väärtuslikku tagasisidet ja hoida kõiki ühel lainel. Elisas peame me oluliseks vabadust oma töö sisus ja -viisides kaasa rääkida, mistõttu nägime, et on ainuõige viia need arutelud tiimidesse ja diskuteerida: mis toimib täna hästi ja mis mitte nii väga, mõtestada, millal ja miks on mõtet kokku saada ja millal see kohe üldse lisaväärtust ei loo.

Üks tõdemus kommunikatsiooni vaates on olnud näiteks see, et uuesti tuleb üle rääkida argised detailid, mis kipuvad ununema. Alustades kasvõi sellest, kuidas (hübriid)koosolekuks sobiva suurusega ruume valida ja broneerida, koosolekuruumis videokõneks vajalikku tehnikat seadistada jne. See teeb ülemineku lihtsamaks ning aitab vältida ärevust füüsiliste kohtumiste või kontorisse tuleku ees.

Koos on võimalik rohkem saavutada
Muutuste rohked ja väljakutselised olukorrad annavad head võimaluse ettevõtte töötajatega koostöösidemete suurendamiseks. Sageli jäetakse see võimalus aga kasutamata, kuna ühesuunaline nii-on-nagu-mina-ütlen kommunikatsioon tundub esmapilgul lihtsam ja mugavam. Tegelikult võib see aga juba eos viltu vedama hakata, tuues kaasa vastumeelsuse, vähendades usaldust ja leidmata vastust põhiküsimusele, mida tegelikult lahendama asuti. Pikema aja jooksul aga hakkab see murendama tööandjabrändi kuvandit. Kui minna aga teele töötajaid kaasates ning nende mõtete ja vajadustega arvestades, saab ka siin tööandjana palju plusspunkte võita.    

Marika Raiski, Elisa keskastmejuht ja juhtimis-coach