Uudised

Mis on Google Docs ja kuidas seda kasutada?

08.11.2011

Olgu tööl või koolis, veedame arvutis suure osa ajast kontoritarkvaraga tööd tehes. Olgu see siis teksti-, esitluse, tabeli- või näiteks joonistusdokument. Seda kõike saab teha ka Google Docs'i abil ja viimane pakub mitmeid ägedaid lisavõimalusi.

Google Docs on põhimõtteliselt täiesti tavaline kontoritarkvarapakett, nagu seda on Microsoft Office või ka näiteks OpenOffice. Kuigi Docs sisaldab vaid hädavajalikke võimalusi dokumendi loomiseks ja muutmiseks, on tema suurimaks plussiks Internetis asumine.

Google Docs

Docs'i kasutamiseks on vaja Google kasutajakontot. See ei tähenda tingimata, et peaksid endale ka Gmaili e-posti teenuse looma. See on asjalik lisa, ent võimalik on registreerida ka vaid Docs'i kasutajaks.

Google Docs on tasuta teenus, mis töötab sinu internetibrauseris. Seega ei nõuagi töö dokumentidega midagi muud, kui vaid internetiühendusega seadet. Docs toimib muide pea kõigis seadmetes, millel on olemas Interneti kasutamiseks mõeldud brauser.

Alustamiseks 

Docs'i avalehel kuvatakse sinu dokumentide kaustad (Collections) ja dokumendid ise ning näha on ka dokumentide viimane muutusaeg ja muutja. Seda on hea vaadata juhul, kui oled dokumenti kellegagi jaganud ja lubanud tal seda ka muuta.

Dokumente saad luua Create nupu abil, valikuid erinevate formaatidega sealsamas. Sul on alati võimalik olemasolev dokument ka ise üles laadida, vajutades Upload nuppu Create'i kõrval. Nupule klõpsates näed ka erinevat infot, sealhulgas failide kasutatud kettaruum.

Siin on üks väike konks: kõik vormingud peale Google enda vormingu võtavad ruumi sulle tasuta antud 1GB-st. Kuid õnneks ei pea sellega oluliselt pead vaevama: Google dokumendivorming toimibki teksti- või tabelitöötlusel kõige paremini. Lisaks, failide üleslaadimisel tehakse ümbervormistus automaatselt ning faili arvutisse salvestamisel saad vormingu ise valida.

Google sööb kõiki tuntumaid vorminguid, sealhulgas püüab muudetavaks vormistada ka kõik PDF dokumendid. Inglisekeelsete PDF tekstidega õnnestub see päris hästi, ent eesti keelsete dokumentidega kipub päris hätta jääma. Seda sel põhjusel, et puudub eesti keele tugi.

Dokumentide jagamine

See toobki meid Google Docs'i kõige lahedama lisa juurde: dokumente saab teistega jagada, otsustades sealjuures, kas teine saab dokumenti ainult lugeda või sinna ka muutusi teha. Alati on võimalik saata dokument koos e-kirja manusena.

Lisaks on sul võimalik seada oma dokumendi avalikustamistaset:

  • Need võivad olla igaühele lugemiseks kättesaadavad
  • Olla nähtavad vaid inimestele, kellel on dokumendi link
  • Ainult sinu poolt valitud inimestel on õigus dokumenti näha (kaaslugejal peab olema Google konto)

Jagamiseks ei tule teha midagi muud, kui vaid vajutada dokumendil hiire paremklikk ja valida Share.

Jagamisel tasub muidugi arvestada asjaolu, et ainult dokumendi lugemiseks Google kasutajakontot vaja ei ole. Ent kui on soov, et dokumenti saaks muuta ka kaaslugeja, peab ta ennast samuti Docs'i kasutajaks registreerima.

Sealjuures võib dokument olla korraga teie mõlema arvutis avatud ja mitte ainult lugemiseks. Dokumenti võib muuta ka mitmekesi korraga kirjutades. Docs'ist on kenasti näha, kes parasjagu dokumendiga töötavad ja võib jälgida nende tehtavaid muutusi.

Google Docs Android'is

Nagu eespool sai mainitud, ei ole Google Docs seotud ainult arvutiga. Kõik sinu dokumendid on vabalt kättesaadavad ja muudetavad. Lisaks on Android rakendusele antud uus omamoodi mugavam väljanägemine, kui see on veebis. Samas on kõik tuttavlik.

Android'i Docs'is on võimalik luua uusi dokumente ning lisada sinna pilte otse kaamerast, rääkimata galeriist. Eraldi võimalus on ka faili või dokumendi loomine teksti sisaldava pildi alusel, ent eestikeelsete tekstide toetus puudub. Arvestada tasub ka sellega, et luua saab kas teksti- või tabelidokumendi.

Docs'i kasutamise nutitelefonis teeb oluliselt mõnusamaks vastava Widget'i ehk töölauavidina olemasolu. Selle abil saad otse oma dokumentidele ligi, luua uue dokumendi või lisada uue dokumendi pildi tegemise teel.

  

Lisainfo

« Tagasi